سكرتيرة تنفيذية

في إطار مشروع معالجة الاحتياجات الاجتماعية للأشخاص ذوي الإعاقة من خلال السلطة المحلية (HEB CR 021 09) الممول من الحكومة الإيطالية (برنامج دعم البلديات الفلسطينية) من خلال وزارة الحكم المحلي، تعلن بلدية السموع عن رغبتها في ملء الوظيفة التالية

المهام و المسؤوليات
-التعامل بلباقة وحسن الاستقبال في تدبير أمور زوار المركز بشكل عام، بما في ذلك الضيافة عند الضرورة.
-تولي مسؤولية إدارة المركز من استقبال للزوار وتنسيق للشؤون اليومية من مشتريات أو ترتيبات أخرى خاصة بالمكتب أو بطاقم العمل.
-حيازة الصندوق النثري للمركز والإنفاق منه وفق النظام المتبع، وعمل التسويات الدورية والتغذية عند الحاجة.
-التحضير المسبق لجميع الاجتماعات في المركز من حيث تهيئة القاعة والضيافة والمواد أو الوثائق المطلوبة وما الى ذلك من أمور تحضيرية.
-الحفاظ على جو مقر المركز وتوفير الهدوء في أجواء الاجتماعات وضمان عدم المقاطعة إضافة الى مسؤولية المحافظة و الاشراف على نظافة وترتيب المركز بشكل دائم.
-العمل مع مسؤول قسم الخدمات الاجتماعية وفريق العمل بروح الفريق والثقة والسرية العالية في جميع الأوضاع.
-المتابعة العامة لعمل المركز وسير عمل نشاطاته المختلفة بطريقة ناجعة وفعالة.
-ترقيم وأرشفة الوثائق والملفات الخاصة بالمركز وفق النظام المتبع، وضمان إتباع جميع العاملين في المركز لنظام الترقيم والأرشفة.
-مراقبة وتحديد احتياجات المركز من قرطاسية والمستلزمات المكتبية ومستلزمات المركز عامة والقيام بعمليات الشراء بالتنسيق مع المسؤول المباشر.
-المساعدة في تحضير كافة الوثائق المتعلقة بعمليات الشراء بما في ذلك طلبات استدراج عروض الأسعار وطلبات الشراء ومحاضر فتح عروض الأسعار وتقارير اختيار الموردين.
-الرد على الاتصالات الواردة وتحويلها إلى الموظف المطلوب.
-بالإضافة إلى المهام والمسؤوليات المذكورة أعلاه، فإن المدير المباشر يمكن أن يكلف السكرتيرة بمهام أخرى أو يوكل إليها مسؤوليات جديدة إذا اقتضت مصلحة العمل ذلك.
-المساهمة في تنظيم و تنفيذ الأنشطة الجماعية في المركز.
-المساعدة في إدارة الخدمات و المواد و الأجهزة بما يشمل أجهزة التكنولوجيا المساعدة الضرورية لتقديم الخدمات.
-المساعدة في التحضير و التنفيذ للعمل الجماعي اليومي للفريق و أنشطة الأطفال.
-التعاون مع أفراد الفريق، بتطوير آليات تنفيذ الأنشطة و الخدمات المقدمة للمستفيدين من المركز و بما يتلاءم مع الأنظمة و الإجراءات.
-مساعدة معلمات التربية الخاصة في تحضير وطباعة وتصوير جميع أوراق العمل المطلوبة لليوم التالي كأولوية يومية و والمساعدة في التحضير للأنشطة اليومية المراد تنفيذها؛

المؤهلات العلمية والخبرات.

-بكالوريوس ادارة مكاتب أودبلوم سكرتاريا وادارة مكاتب كحد أدنى.
-خبرة عملية لمدة سنتان على الأقل في العمل في وظائف مماثلة.
-خبرة سابقة في مجال العمل ضمن فريق.
-خبرة سابقة في مجال العمل في مؤسسات تعمل مع الأطفال.