مدير/ة دائرة الشؤون الإدارية والمالية

الائتلاف من أجل النزاهة والمساءلة (أمان) مؤسسة أهلية فلسطينية تأسست عام 2000 ومسجلة في وزارة الداخلية تحت رقم22234-5.5  سنة 2004، ائتلاف لمجموعة من خمس منظمات أهلية تعمل في مجال الديمقراطية وحقوق الإنسان والحكم الصالح وتهدف الى تعزيز وترسيخ منظومة النزاهة والشفافية والمساءلة في المجتمع الفلسطيني ومكافحة الفساد. والائتلاف هو الفرع الوطني لمنظمة الشفافية الدولية (TI) منذ 2006. في إطار إعادة الهيكلة وتطبيق نظام الادارة بالنتائج يعلن الإئتلاف عن حاجته لملئ الشواغر التالية للعمل في مقر الإئتلاف برام الله:

المسمى الوظيفي:مدير/ة دائرة الشؤون الإدارية والمالية
المسئول المباشر:المدير/ة التنفيذي/ة
المرؤوسين المباشرين:المحاسبة، منسقة المشتريات، مسؤولة الدعم التقني، منسقة شؤون الموظفين

الأهداف الوظيفية:
تطبيق السياسات والأنظمة والإجراءات المالية والادارية المعتمدة في أمان وضمان التزام جميع الموظفين بها.
ضمان التزام أمان بمبادئ النزاهة والشفافية والحكم الرشيد في عملياتها الإدارية والمالية، بما في ذلك تطوير السياسات والأنظمة والإجراءات لتحقيق ذلك.
ضمان التزام أمان وشركائها بشروط الاتفاقيات التمويلية.
ضمان جودة التقارير المالية والبيانات المدققة.
السعي لاستملاك مقر لأمان.
ضمان التطوير الأدائي والوظيفي لموظفي أمان بما يحقق نهج الإدارة بالنتائج المعتمد في المؤسسة. 

المهام والمسؤوليات:
تنفيذ، والإشراف على تنفيذ  الإجراءات المالية والمحاسبية لجميع أعمال ومشاريع أمان.
إعداد الموازنات السنوية التقديرية على مستوى البرامج والمشاريع المقدمة للتمويل.
متابعة إدارة العمليات المحاسبية والالتزامات المالية ( بما فيها المشتريات واستدراج العروض والعطاءات) وعمليات الصرف الفعلي والـتأكد من أن هذه العمليات تتم وفقاً للأنظمة والإجراءات والموازنات المقرة، وإعداد التقارير اللازمة لهذا الأمر ورفعها للمدير التنفيذي وذوي العلاقة من مدراء البرامج والمشاريع في المؤسسة، بما في ذلك وضع التوصيات والعمل على تصويب آليات وأوجه الصرف إن وجدت.
إعداد الخطط والتقارير الدورية للدائرة بما يتلاءم مع منهجية وإطار التخطيط والتقارير المعتمدة في أمان.
المساهمة في وضع الخطط والسياسات العامة المرتبطة بالإدارة المالية والإدارية (التنظيمية).
مراجعة السياسات والأنظمة والإجراءات الإدارية والمالية بشكل دوري وتقديم المقترحات إلى مجلس الإدارة من خلال المديرة التنفيذية بما ينسجم مع نهج الإدارة بالنتائج ومبادئ الشفافية والنزاهة والحكم الرشيد.
تعريف جميع المسؤولين والمنفذين للسياسات والأنظمة والإجراءات المالية والإدارية في السياسات والأنظمة والإجراءات المعتمدة وتوجيههم لضمان الالتزام بها، بما يشمل تدريب الكادر على هذه الأنظمة والإجراءات.
مراجعة التقارير المالية للمشاريع الممولة والتي يعدها المحاسبة والمشتريات للتأكد من صحتها وملائمتها لمتطلبات الجهات المقدمة لها حسب الاتفاقيات المبرمة ونماذج التقارير المستخدمة في المؤسسات، وذلك بالتعاون والتنسيق مع مدراء الدوائر ذات العلاقة.
رفع التقارير المالية والإدارية للمدير/ة التنفيذية لأمان ومناقشتها معه/ا.
مراجعة جميع العقود والاتفاقيات قبل توقيعها من المفوضين بالتوقيع وذلك لضمان توافقها مع السياسات والأنظمة والإجراءات المالية والإدارية المعتمدة في أمان، بما في ذلك عكسها لمبادئ الشفافية والنزاهة والحكم الرشيد.
الإشراف على ومتابعة وتوجيه عمليات وإجراءات التوظيف والتعاقد وإنهاء الخدمات بما يضمن اتمامها وفقاً للأنظمة والسياسات المعمول بها في أمان.
الإشراف على ومتابعة قضايا إدارة المصادر البشرية في أمان، بما في ذلك مراجعة وإقرار النماذج والتقارير والوصوفات الوظيفية وتقارير المستحقات المالية للموظفين وقائمة الرواتب الشهرية ودراسات احتياجات بناء القدرات الوظيفية والتي تعد من المسؤولين في دائرة  الشؤون الإدارية والمالية بالتنسيق مع دائرة التخطيط والرقابة والتطوير في هذا الإطار.  
الإشراف على والتأكد من قيام دائرة الشؤون الإدارية والمالية ككل والعاملين في إطارها بتوثيق وحفظ وأرشفة جميع الوثائق الخاصة بإدارة العمليات الإدارية والمالية وشؤون الموظفين في أمان.
المشاركة المباشرة في تحضير وتنفيذ عملية تقييم الموظفين وضمان اتمام هذه العملية وفقاً للجداول الزمنية والإجراءات والمعايير المحددة لها.    
ضمان توفر مكان مناسب للعمل وتوفر جميع الأجهزة والمعدات اللازمة للموظفين للقيام بعملهم والإشراف على عمليات الصيانة الدورية للتجهيزات المكتبية ونظم المعلومات بما يضمن سير العمل وتوفر متطلبات السلامة والصحة العامة

المؤهلات المطلوبة:
خبرة عملية في مجال ادارة المصادر المالية والبشرية لا تقل عن7 سنوات.
القدرة على التحليل المالي واتخاذ القرارات.
خلفية عن الشؤون الإدارية والموارد البشرية.
شهادة جامعية في مجال العلوم المالية، ويفضل حملة شهادة الماجستير في هذا المجال.
قدرة على كتابة التقارير المالية والإدارية باللغتين العربية والانجليزية.
القدرة على القراءة والكتابة باللغة الانجليزية والعربية.

مؤشرات قياس الأداء:
نتائج تقارير التدقيق الإداري والمالي السنوية تشير إلى عدم وجود نقاط ضعف أو إشكاليات في عمليات وإجراءات الإدارة المالية، وتشير إلى تنفيذ فعال لأي توصيات سابقة على هذا الصعيد.
الموازنة السنوية والتقارير المالية للمشاريع والمراكز المالية تعد وفق الأصول والموعد المقر.
رضا إدارة  المؤسسة عن ضبط الأنظمة المالية والإدارية ونوعية التقارير المقدمة بشكل عام.
رضا المؤسسات الممولة والشريكة عن نوعية التقارير المالية.
معرفة المدير/ة التنفيذي/ة بشكل متواصل للوضع المالي للمؤسسة وللمشاريع (عدم تفاجئ المدير بأية مشكلة في الوضع المالي).
معرفة مدراء ومسئولي المشاريع بشكل متواصل للوضع المالي لمشاريعهم، والتوصيات حول بنود الصرف وفق بنود موازنة المشروع والجدول الزمني لصرف كل بند (عدم تفاجئ مدراء المشاريع بأية مشكلة في متطلبات وكمية المصروفات وسقفها الزمني).
معرفة الموظفين بالسياسات والأنظمة والإجراءات المالية المرتبطة بعملهم وأداءهم وقدرتهم على تحديد المرجعيات لها.
عمليات تقييم الأداء الوظيفي تتم حسب الأصول والمواعيد المحددة لها ويتم الاستناد لها في عمليات اتخاذ القرارات الإدارية. 
عمليات تحديد احتياجات بناء القدرات تتم يشكل دوري وموثق وفقاً للأصول ويتم متابعة تنفيذها.
قاعدة المعلومات الإدارية والمالية توفر أية تقارير أو معلومات عن الموارد المالية والبشرية في المركز والمشاريع وقت ما تطلب.
الرضا الوظيفي عند موظفي المؤسسة 


التقدم للوظيفة

مع ضرورة الإشارة للوظيفة المتقدم لها مرفقة برسالة تغطية توضح الرغبة في التقدم، وذلك خلال مدة أقصاها يوم الخميس الموافق 26/12/2013 الساعة الرابعة مساءً على البريد الإلكتروني:[email protected] .
علماً بأنه سيتم الإتصال مع قائمة المرشحين للمقابلات فقط.