مديرة مكتب المدير العام

مديرة مكتب المدير العام

شركة مساهمة عامة مقرها رام الله، تعلن عن حاجتها  الى مديرة مكتب المدير العام.

الهدف العام للوظيفة:

 تخطيط وإدارة أعمال مكتب المدير العام على المستوى الداخلي والخارجي شاملاً إستقبال المراسلات والتقارير وإعداد الردود على المراسلات الواردة للمكتب باللغتين العربية والإنجليزية وترتيب مواعيد المدير العام والمدراء داخل وخارج الشركة وضمان سلامة التوثيق وأمن المعلومات وعدم الوصول للموجودات في المكتب من ملفات وبيانات إلا بصلاحيات مسبقة.

المهام والمسؤوليات:

-متابعة أجندة المدير العام بانتظام.
-تحضير المراسلات والتقارير والمذكرات.
-المساعدة في تحضير اجتماعات مجلس الادارة واجتماعات الهيئات العامة السنوية.

-إعداد خطة أسبوعية تتضمن جدول الأعمال الخاص بالمدير العام.
- مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير.
-تنظيم الاجتماعات واللقاءات ومستلزماتها.
-أداء المهام المكتبية العامة، من الاتصالات الهاتفية والرد على المكالمات ونسخ وتصوير وفاكس وبريد وأرشفة الملفات .
-المتابعة مع إدارات الشركة المختلفة نيابة عن المدير العام.

-تحديد وصياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب المدير العام.
- المشاركة في صياغة إجراءات إدارة مكتب المدير العام وكل ما يتبع له.
- استقبال زوار المدير العام.
- الإشراف على إظهار مكتب المدير العام بمظهر لائق من حيث النظافة والترتيب.
- مراجعة و اعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير العام، وبيان ما تم تأجيله مع ذكر الأسباب التي دعت للتأجيل.
- التأكد من حفظ جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام بشكل يضمن سلامتها وسرعة الوصول إليها عند الحاجة.
- مراجعة أعمال استلام البريد و الفاكس الوارد وفهرسة هذه المستندات قبل عرضها على المدير العام.
- مراجعة أعمال استلام و إرسال رسائل البريد الالكتروني الخاصة بالمدير العام وفهرسة هذه الرسائل.
- مراجعة أعمال تسجيل البريد الصادر والوارد.
- مراجعة التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير العام وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
- مراجعة تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها.
- - توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لها المدير العام.
- مراجعة حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام وتنظيم رحلات العمل.

- مساعدة الإدارة العليا في جميع الأعمال ذات العلاقة.

Jobs.ps, Ltd. All Rights Reserved.

المهارات -

- المعرفة الجيدة بجميع برامج الكمبيوتر والأجهزة المكتبية.
- القدرة على تحمل ضغط العمل.
- القدرة على القيام بأكثر من عمل في وقت واحد.
- القدرة على صياغة الكتب والتقارير ومحاضر الاجتماعات الخاصة بالمدير العام بطريقة تعبيرية مناسبة.
- مهارات الاتصال و التواصل مع الأخرين و.
- مهارات التنسيق و توزيع الأعباء.
- العمل ضمن فريق.
- المهارة في إعداد تقارير العمل.

-القيادية والقدرة على اتخاذ القرار وإيجاد الحلول .

السمات الشخصية:

- السرية والأمانة
- الانضباط في المواعيد.

- التركيز و المنطقية في التفكير.
- اللباقة في الحديث و بشاشة الوجه.
- حسن الاستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعي و تركيز.
- حسن المظهر والحديث.
- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.

الخبرات والمؤهلات العلمية

-خبرة لا تقل عن 5 سنوات في ادارة المكاتب لمدراء شركات.
-اتقان اللغتين العربية والانجليزية قراءة وكتابة ومحادثة.
-شهادة جامعية معترف بها في إدارة الأعمال أو المجالات ذات الصلة.
-القدرة على السفر في بعض الأحيان لتحقيق الواجبات الوظيفية .
-مهارة عالية في استخدام Microsoft Office programs.
-معرفة جيدة بالقوانين المتعلقة بالشركات المساهمة العامة.

-أن تكون من سكان مدينة رام الله.

 يتم استقبال الطلبات على الايميل التالي [email protected]   علما ان اخر موعد لاستقبال الطلبات هو 1/8/2023