موظف/ة استقبال Admission Officers

CONTEXT:

Médecins Sans Frontières (MSF) is a private, non-profit international humanitarian organization dedicated to providing medical assistance to populations in crisis, without discrimination and regardless of race, religion, creed or political affiliation. 

السياق:

منظمة أطباء بلا حدود (MSF) هي منظمة إنسانية دولية خاصة غير ربحية تكرس جهودها لتقديم المساعدة الطبية للسكان في الأزمات ، دون تمييز وبغض النظر عن العرق أو الدين أو العقيدة أو الانتماء السياسي.

MAIN PURPOSE: 

Perform administrative activities according to the instructions of the supervisor and MSF rules and protocols to ensure coordination and organization of the patient`s flow in the clinic.  

الهدف الرئيسي:

القيام بالمهام الإدارية بناءا على تعليمات المشرف وقوانين وبروتوكولات أطباء بلا حدود لضمان تنسيق وتنظيم وصول وتوجيه المرضى في العيادة.

Place of work: MSF OPD Clinics: Beit Lahia, Gaza, Middle Area and Khan Younis

Starting date:  10/05/2021

No of Jobs:  Pool of 2 people

Working Hours:   According to the need: max 8 hours per day

Job Shift:  According to the need: from Sunday to Thursday 08:00-16:30

Contract Duration:  No contract/ Work upon need

Required Travel: No trip outside Gaza will be required.

SCOPE OF RESPONSIBILITIES: 

• Ensures all administrative admissions and orientation of the patients in the clinic
• Ensures an optimal patients’ flow
• Ensures good communication and information exchange in the clinic between different departments
• Attendance and Involvement
• To respect the time schedules and be punctual regarding attendance to duties.
• To treat all patients with dignity and respect.
• To participate in field explorations or assessments as required.
• To maintain good professional relationships, communication with other team members.
• To adhere a personal and professional code of conduct
• To Respect the Data Security Rules of the Patient’s Records.
• To follow the standard works arrangements and procedures in all work Locations

المسؤوليات:

• ضمان جميع عمليات الادخال الإدارية وتعريف المرضى بالعيادة
• ضمان توجيه مثالي للمرضى في العيادة
• ضمان التواصل و تبادل المعلومات الفعال في العيادة بين الأقسام المختلفة
• الحضور والمشاركة
• احترام الجداول الزمنية والالتزام بالمواعيد فيما يتعلق بالحضور.
• معاملة جميع المرضى بكرامة واحترام.
• المشاركة في الجولات وتقييمات الميدان كما هو مطلوب.
• الحفاظ على علاقات مهنية جيدة، والتواصل مع أعضاء الفريق الآخرين.
• الالتزام بقواعد السلوك الشخصية والمهنية.
• احترام قوانين و قواعد أمان البيانات الخاصة بسجلات المرضى.
• متابعة معايير و ترتيبات العمل في جميع اماكن العمل

Reception and secretarial tasks. 

• Organizes all patients’ movements in collaboration with the clinic’ staff and the drivers according to the patient living area. 
• Receives and orients the patients in the clinic.
• Calls all patients referred by MLO or Nurse Consultant to schedule appointment for first consultation or specific clinics.  
• Prepares and prints the patients’ list for the drivers and the members of the clinic’s team, every day.
• Helps for dispatching of the patients between different departments. 
• Keeps all the files archived properly and in a safe place, prepares the files of the incoming patients and archives them by the end of the day.   
• Calls absent patients and makes the new appointments for them. Gives the feedback to the doctor in order to decide of discharge of defaulters. 
• Archives the files of the discharged patients according to the archiving system. 
• Answers the phone, takes messages, and makes appointments. 
• Updates regularly the telephone book.
• Is in charge of the stationary of the clinic: following up on the stock flow and refers to his Manager for any purchase orders/update stock cards/etc.…
• Check Emails, read it carefully and follow the instructions, apply the requests and pass the messages included in these Emails.
• Do all Patient’s Registration steps including check for previous admission episodes in Database.
• Do all data entry work needed for Patient Records (Patient Registration, Patient Appointment, Patient Session feedback) into database.
• Do all data entry work needed for Activity Records (Aggregate Numbers)
• Prepare the Patient’s lists with all information requested for specific Services or Consultation.
• Check the inbox of the clinic everyday morning and send the outbox to other MSF facilities through the mailbox system.

الاستقبال والمهام السكرتارية 

• تنظيم جميع حركات المرضى بالتعاون مع طاقم العيادة والسائقين وفقًا لمناطق سكن المرضى.
• استقبال وتوجيه المرضى في العيادة.
• التواصل مع جميع المرضى الذين تم احالتهم من قبل MLO أو ممرض/ة الاستشارات لتحديد موعد للاستشارة الأولى أو لعيادات محددة.
• تحضير وطباعة قائمة المرضى للسائقين وأعضاء فريق العيادة كل يوم.
• تقديم المساعدة للمرضى لتحويلهم الى الأقسام المختلفة.
• الاحتفاظ بجميع ملفات الأرشيف بشكل صحيح وفي مكان آمن، وإعداد ملفات المرضى الجدد وأرشفتهم خلال نهاية اليوم.
• الاتصال بالمرضى الغائبين وتحديد المواعيد الجديدة لهم وتزويد الطبيب بالمعلومات ليقرر إعادة ترتيب مواعيدهم.
• أرشفة ملفات المرضى الذين تم تخريجهم وفق نظام الأرشفة.
• الرد على الهاتف وتلقي الرسائل وتحديد المواعيد.
• تحديث دفتر الهاتف بانتظام.
• المسؤول/ة عن قرطاسية العيادة: متابعة توفر المخزون وابلاغ المدير بأي أوامر شراء / تحديث المخزون / إلخ ...
• قراءة رسائل البريد الإلكتروني بعناية واتباع التعليمات، وتطبيق المهام وتمرير الرسائل المضمنة في رسائل البريد الإلكتروني هذه.
• القيام بجميع خطوات تسجيل المرضى بما في ذلك التحقق من عمليات التسجيل السابقة في قاعدة البيانات.
• القيام بجميع أعمال إدخال البيانات اللازمة لسجلات المرضى (تسجيل المرضى، مواعيد المرضى، ملاحظات عن جلسات المرضى) في قاعدة البيانات.
• القيام بجميع أعمال إدخال البيانات اللازمة لسجلات الأنشطة (الأرقام الإجمالية)
• تحضير قوائم المرضى بكل المعلومات المطلوبة لخدمات أو استشارات معينة.
• التحقق من صندوق الواردات الخاص بالعيادة كل يوم وارساله إلى مرافق أطباء بلا حدود الأخرى من خلال نظام صندوق البريد.

Information Security track

• Takes delivery of and dispatches immediately the messages for the personnel of the clinic.
• Holds a register in order to compile all the calls, departures and arrivals of the patients, with hours and all annex information.
• Must receive and transmit all useful information to the members of the clinic.
• Is attentive with information which are given to him/her and the priorities which are meant to him/her.
• Remains very discrete as for internal or personal information to which it has access
• Is watchful with the maintenance and the correct management of all the tools of communication, and informs the person in charge for any anomaly
• He/she must be aware of his/her limits, abilities and knowledge. He/she must not hesitate to ask for support to his/her technical supervisor and to inform his line manager in the event of error or any other problems related.

أمن المعلومات

• تسليم الرسائل وإرسالها على الفور لموظفي العيادة.
• الاحتفاظ بسجل لتسجيل ساعات ومعلومات المكالمات والمغادرة والقادمين من المرضى.
• استقبال ونقل جميع المعلومات الهامة للفريق في العيادة.
• الاهتمام بالمعلومات والأولويات المخولة له/ها 
• الالتزام واحترام خصوصية للمعلومات الداخلية أو الشخصية التي يمكن الوصول إليها
• متابعة الصيانة والإدارة الصحيحة لجميع أدوات الاتصال، و ابلاغ الشخص المسؤول عن أي خلل.
• أن يكون على علم بحدوده وقدراته ومعرفته، يجب ألا يتردد في طلب الدعم من مشرفه التقني وإبلاغ مديره المباشر في حالة حدوث خطأ أو أي مشاكل أخرى ذات صلة.

Jobs.ps, Ltd. All Rights Reserved.

JOB PROFILE:

Education:

Secondary education and secretarial related studies

التعليم:

ثانوية عامة ودراسات سكرتارية ذات صلة

Experience:

Desirable working experience of two years in similar jobs.

الخبرة: 

يفصل سنتين خبرة ذات صلة

Languages:

Essential, mission working language and local languages.

اللغات:

مطلوب اللغة المحلية و لغة البعثة

Knowledge

Essential computer literacy (word, excel and internet)

المعرفة:

مطلوب المعرفة بالكمبيوتر و برامجه ( وورد و اكسل و انترنت)

Competencies الكفاءات

• Results النتائج 
• Teamwork فريق العمل 
• Flexibility  المرونة 
• Commitmentالالتزام 
• Serviceالخدمة 
• Cultural awarenessالوعي الثقافي 

Applicants must show their willingness by submitting an updated CV with Motivation Letter, and Certifications if available, attached, no later than the 20 April 2021 at 16:00 pm to the following email address

[email protected]

stating the job title in the subject line: 

‘No 05/2021 Admission Officers Pool - Gaza Project’

ONLY APPLICATIONS IN ENGLISH AND WITH THE ABOVE MAIL TITLE WILL BE CONSIDERED VALID

APPLICATIONS WITH PROVEN COMPUTER LITERACY WILL ONLY BE CONSIDERED VALID

APPLICATIONS WITH FILES IN PDF OR/AND WORD OR/AND JPEG WILL BE CONSIDERED VALID – APPLICATIONS WITH LINKS WILL NOT BE CONSIDERED VALID

التقديم:

يجب على المتقدمين إظهار رغبتهم بالتقديم من خلال إرسال سيرة ذاتية محدثة مع رسالة الدافع  و ارفاق الشهادات ان وجدت، في موعد أقصاه

 20 ابريل 2021 الساعة 16:00 مساءً إلى عنوان البريد الإلكتروني التالي

[email protected]

وكتابة التالي في عنوان البريد الالكتروني

‘No 05/2021 Admission Officers Pool - Gaza Project’

سيتم أخذ الطلبات باللغة الإنجليزية والتي تحمل عنوان البريد أعلاه بعين الاعتبار فقط

سيتم أخذ الطلبات التي مرفق بها شهادات اثبات معرفة الكمبيوتر بعين الاعتبار فقط

سيتم أخذ الطلبات المرفق بها ملفات بصيغة PDF  أو Word أو  JPEG بعين الاعتبار فقط 

لن يتم اخذ الطلبات المرفق بها روابط بعين الاعتبار