تقديم خدمات بناء أرشفة إلكترونية

مقدمة عن شبكة المنظمات الاهلية:

ائتلاف (تجمع) مدني ديمقراطي يضم عددا من مؤسسات العمل الأهلي الفلسطيني ذات التاريخ الطويل في العمل المجتمعي الذي يهدف للحفاظ على روح الانتماء الوطني الأصيل للشعب الفلسطيني و الحفاظ على حقوقه الوطنية غير القابلة للتصرف في العودة و تقرير المصير و الاستقلال الوطني، العمل الأهلي المتمسك بقيم العدالة الاجتماعية والديمقراطية و احترام حقوق الإنسان من جهة و تعزيز أواصر و نشر وتوسيع قاعدة الوعي المجتمعي و التأثير في السياسات و منظومة القواعد السلوكية على كافة مستويات صنع القرار بما ينسجم و تطلعات الشبكة في الحفاظ على الإرث الوطني و القيمي الديمقراطي و الحضاري للمجتمع الفلسطيني دون تمايزات أو فوارق الدين أو اللون أو الجنس أو العرق.

و تضم الشبكة في عضويتها المفتوحة طوعا زهاء 142 مؤسسة أهلية عاملة ممن تنطبق عليهم شروط العضوية في الضفة الغربية بما فيها القدس و قطاع غزة، و تعمل منذ إنشاءها في أواخر العام 1993 بعد توقيع اتفاقية أوسلو على تعزيز روح التعاون و التشاور التنسيق و التشبيك بين مختلف منظمات المجتمع المدني و هي أي الشبكة تمثل رافعة أساسية و إطار مرجعي للعمل الأهلي و حاضنة أساسية و حلقة وصل لمختلف منظمات المجتمع المدني على المستويات المحلية و الإقليمية و الدولية.

تعريف عن المشروع:

ضمن مشروع " شبكات و اتحادات المجتمع المدني الفلسطيني المحرك الأساسي لتنمية المجتمع والتأثير في السياسات العامة" والذي تقوم بتنفيذه شبكة المنظمات الأهلية الفلسطينية بالشراكة مع  الشبكات المظلاتية الفلسطينية : الهيئة الوطنية للمؤسسات الأهلية الفلسطينية، الاتحاد العام للجمعيات الخيرية الفلسطينية، واتحاد الجمعيات الخيرية – القدس  بتمويل من  الاتحاد الأوروبي والذي يهدف إلى : تعزيز دور منظمات المجتمع المدني الفلسطيني في الحوار الوطني والسياسات العامة والتواصل الإقليمي حول قضايا المجتمع المدني، للوصول الى دور أكثر تنسيقا لشبكات واتحادات المجتمع المدني لتمثيل أعضائها بشكل أفضل، وبناء قدراتهم، وتفعيل دورهم في التأثير على قضايا المجتمع المدني وفي الحوار المجتمعي والرقابة على تنفيد السياسات العامة. ستقوم  الشبكة من خلال أنشطة تسعى الشبكة  من خلال أنشطة المشروع تطوير الانظمة  المالية والادارية للشبكة لتكون منسجمة مع المعايير الدولية الخاصة بالمؤسسات غير الحكومية  وفي هذا الإطار تدعو الشبكة  كافة شركات الإدارة وتطوير الأعمال الى المشاركة  في تقديمها عرضها الإداري والمالي لطرح العطاء لتنفيذ هذا الهدق حسب البنود التالية في الوثيقة :

الهدف الرئيسي من الوثيقة  وهو تقديم خدمات بناء أرشفة إلكترونية  لشبكة المنظمات ااهلية الفلسطينية.

 تشمل الخدمات  للارشفة الإلكترونية  :

8. تخزين الوثائق الكترونيا: حيث سيمكننا النظام الارشفة (DAS) من تخزين الوثائق الكترونيا ،ومن انواع الوثائق الذي يتعامل معها نظام الارشفة (DAS) : المطبوعة (Hard Copies)،Ms Word،Ms Excel،Ms Power point،Emil،Fax. كذلك الامر، يتيح النظام ادخال بعض البيانات المتعلقة بالوثيقة المراد ارشفتها الكترونيا(Meta Data)
9. خلق التصنيف حسب متطلبات الشبكة:  سيتم خلق التصنيف (Classifications) الذي سيستخدم في في تسكين الوثائق بالمجلدات وذلك بفهم الهيكل لكل برنامج من البرامج الموجودة، ويمكن تعديل التصنيف مستقبلا حسب ما تراه المؤسسه.
10. نظام الامان والصلاحيات: ان يكون نظام (DAS) مزود بنظام حماية وصلاحيات فعال ويمكن تعديل هذين النظامين مستقبلا حسب ما ترتأيه المؤسسة.
11. محرك البحث: ان يتم تزويد نظام (DAS) بمحرك بحث (Search engine) متين يتيح للمستخدم البحث عن الوثائق بعدة طرق وذلك لضمان الوصول للوثيقة بوقت قصير وطريقة سهلة وهذه طرق متوفرة بشاشة واحدة. ويمكن نظام (DAS) النستخدم من طباعة تقرير بنتيجة البحث اذا ما اراد ذلك.
12. التقارير: ان يكون هناك عدة تقارير مصممة وجاهزة للاستخدام(Built in reports).
13. ادارة المستخدمون (User Management): ان يتمتع مدير المظام(DAS) بامكانية تعريف مستخدمين وتحديد صلاحياتهم.
14. تنزيل الوثائق: ان يتم تدعيم النظام بالية تسمح لشريحة معينه من المستخدمين بالاحتفاظ بنسخ معينة من وثائق معينة على الاقراص الصلبة الخاصة بهم او (Flash Memory). وهذا يجعل الامر سهلا عليهم باخذ الوثائق الى اي جهة يريدون بدل ان يحملو رزمة من الاوراق.
15. أن يتم تدريب الطاقم على كيفية الاستخدام النظام باكمل وجه.

المهام المطلوبة من  الشركة المنفذة :

1. ان يتم تخزين الثائق الكترونيا
2. إيجاد وخلق التصنيف حسب متطلبات الشبكة التي ستستخدم في في تسكين الوثائق بالمجلدات وذلك بفهم الهيكل لكل برنامج من البرامج الموجودة، ويمكن تعديل التصنيف مستقبلا حسب ما تراه المؤسسه.
3. مراعاة نظام الامان والصلاحيات: ان يكون نظام (DAS) مزود بنظام حماية وصلاحيات فعال ويمكن تعديل هذين النظامين مستقبلا حسب ما ترتأيه المؤسسة.
4. توفير محرك البحث: ان يتم تزويد نظام (DAS) بمحرك بحث (Search engine) متين يتيح للمستخدم البحث عن الوثائق بعدة طرق وذلك لضمان الوصول للوثيقة بوقت قصير وطريقة سهلة وهذه طرق متوفرة بشاشة واحدة. ويمكن نظام (DAS) النستخدم من طباعة تقرير بنتيجة البحث اذا ما اراد ذلك.
5. التقارير: ان يكون هناك عدة تقارير مصممة وجاهزة للاستخدام(Built in reports).
6. ان يتيح النظام إدارة المستخدمون (User Management): ان يتمتع مدير النظام (DAS) بامكانية تعريف مستخدمين وتحديد صلاحياتهم.
7. تنزيل الوثائق: ان يتم تدعيم النظام بالية تسمح لشريحة معينه من المستخدمين بالاحتفاظ بنسخ معينة من وثائق معينة على الاقراص الصلبة الخاصة بهم او (Flash Memory). وهذا يجعل الامر سهلا عليهم باخذ الوثائق الى اي جهة يريدون بدل ان يحملو رزمة من الاوراق.

8. أن يتم تدريب الطاقم على كيفية الاستخدام النظام باكمل وجه

تسليم العطاء

آخر موعد لتسليم كراسة العطاء   يوم الخميس الموافق 21-11-2019 على تمام الساعة الثانية عشر ظهرا بالظرف المختوم معنون باسم الشبكة ورقم العرض وتاريخ التسليم.

العنوان  لتسليم العطاء:

شبكة المنظمات الاهلية الفلسطينية – رام الله – الارسال – بناية زهرة المصايف الطابق -1

الدفع:

• تدفع الشبكة ما عليها من مستحقات للشركات المتعاقد معهم 20% عند توقيع الاتفاقية كدفعة أولى و60% خلال العمل وقبل الاستلام النهائي ،20% تدفع بعد الاستلام النهائي.
• يتم الدفع عن طريق شيك بنكى للمستفيد الأول فقط او حوالة الي حساب بنكى باسم الشركة.

الاستفسارات:

للاستفسارات حول العطاء الاتصال على مقر شبكة المنظمات الاهلية الفلسطينية على  رقم الهاتف (02-2975320)- خلال ساعات الدوام الرسمي يومياً من التاسعة صباحا حتى الثانية ظهراً عدا يومي الجمعة والسبت والإجازات الوطنية.

المرفقات: الشروط المرجعية لنظام الارشفة الالكترونية