مساعد إداري  -  Administrative Assistant

المسمى الوظيفي: مساعد إداري  -  Administrative Assistant

موقع العمل: جنوب غزة

طبيعة العمل:   دوام كامل – فترة صباحية / مسائية

بداية الدوام: مباشرة

التقارير إلى: منسق مساحة العمل   

الوصف الوظيفي :

يقوم المساعد الإداري بتنفيذ الخطط والتعليمات، تقديم الدعم الإداري واللوجستي لضمان سير العمل بكفاءة في مساحة العمل التكنولوجية. تشمل مهامه تنظيم العمليات اليومية، دعم فرق العمل والرواد، وإدارة عمليات التسجيل والانضمام، والتنسيق مع الجهات المعنية، بالإضافة إلى إدارة شؤون المكاتب وضمان تقديم بيئة عمل مثالية لرواد الأعمال والمستخدمين، ومساعدة منسق مساحة العمل في الشؤون الإدارية اليومية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

أولاً: إدارة العمليات اليومية

• استقبال الزوار ورواد الأعمال وتقديم المعلومات اللازمة عن الخدمات المتاحة في مساحة العمل.
• الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني وتحويلها إلى الجهات المختصة.
• جدولة وتنسيق اجتماعات الفريق الداخلية والخارجية، وتحديد المواعيد / المكالمات الجماعية، وإدارة الضيافة
• ضبط وتوثيق محاضر الاجتماعات المختلفة ونماذج تقييم الخطط والبرامج.
• اعداد الوثائق والاوراق اللازمة .
• اعداد التقارير المالية.
• المتابعة مع الفرع الرئيسي لكل متطلبات العمل .

ثانياً: ادارة المستندات والملفات

• تنظيم عملية الانضمام والتجديد ضمن الملفات، وإدخال البيانات على النظام و اداراتها ومتابعتها بشكل دوري ورفع تقارير شهرية والمحافظة على قواعد البيانات.
• الحفاظ على نظام أرشفة إلكتروني وورقي منظم لجميع المستندات والتقارير، وضمان توفر الوثائق بطريقة يسهل الوصول إليها.
• إعداد التقارير الأسبوعية والشهرية المتعلقة بنشاطات وفعاليات وعمليات المساحة

ثالثاً: الدعم اللوجستي

• تنسيق وتنظيم الفعاليات وورش العمل بالتعاون مع الفرق المعنية.
• تقديم الدعم الإداري لرواد الأعمال من خلال توفير المعدات والمواد اللازمة.
• ضمان التواصل المستمر مع رواد الأعمال والمستخدمين للاستماع إلى احتياجاتهم وتقديم الدعم المطلوب.
• الحفاظ على الأجهزة المكتبية ومتابعة الصيانة الدورية مع الجهات المختصة.

خامساً: إدارة المكان

• التأكد من جاهزية المساحة التكنولوجية للاستخدام اليومي من حيث النظافة والتجهيزات التقنية.
• متابعة صيانة الأجهزة والمرافق وضمان سلامتها

جميع الحقوق محفوظة لموقع جوبس.

متطلبات الوظيفة

الخبرات والمؤهلات الأكاديمية

• ان يكون المتقدم حاصلا على درجة دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، أو أي مجال ذي صلة.
• ان يكون لدى المتقدم خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال الدعم الإداري والموارد البشرية، ويفضل في بيئة تكنولوجية أو مساحة العمل وريادة الاعمال والابتكار.
• المعرفة والخبرة الكافية في إدارة الكوارث
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) وأنظمة إدارة البريد الإلكتروني.
• معرفة بأساسيات تكنولوجيا المعلومات تعد ميزة إضافية.
• مهارات الاتصال والتواصل وإعداد التقارير باللغتين العربية والإنجليزية.
• القدرة على تحمل ضغط العمل الكبير، والعمل لساعات طويلة.
• مهارات تنظيمية وإدارية عالية.
• القدرة على التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد.
• مهارات تواصل ممتازة والقدرة على العمل ضمن فريق

ملاحظات:

• سيتم استبعاد الطلبات التي لا تتوفر فيها الشروط المطلوبة.
• سيتم استدعاء قائمة ممن تتوافر لديهم المؤهلات المطلوبة للمقابلات.
• على من تتوفر لديهم الشروط أعلاه ولديهم الرغبة بالانضمام إلى فريقنا إرسال السيرة الذاتية إلى ايميل [email protected] في موعد اقصاه الثلاثاء الموافق 29/10/2024 .