مستشار /ة إداري/ة- Administrative Consultant

Terms of Reference

Consultant for Palestinian Performing Arts Network - Organizational Support

25 June 2024

1. Introduction

Established in 2003 in Switzerland, DROSOS FOUNDATION is committed to unlocking young people’s potential. Together with its partners, the foundation nurtures young people’s life and professional skills, promoting their economic independence and social inclusion. DROSOS FOUNDATION is an independent charitable non-profit organisation active in Switzerland, Germany, Egypt, Jordan, Lebanon, Morocco, Palestine and Tunisia.

DROSOS FOUNDATION has been actively engaged in Palestine since 2007, working together with partner organisations both in the West Bank as well as in East Jerusalem and the Gaza Strip. The commitment of the Foundation is centred on the economic and social aspects.

In 2015, the Palestinian Performing Arts Network (PPAN) was established as an umbrella framework for artistic institutions that play a collective role in promoting Palestinian cultural identity and the value of freedom of expression. Born from extensive dialogue and close collaboration spanning years, PPAN brings together a multitude of Palestinian performing arts institutions specializing in dance, music, circus, and theatre. Drawing from their rich collective experience in Palestine's performing arts scene, these institutions recognized the importance of consolidating their efforts, experiences, and coordination. Thus, they envisioned and established PPAN as a permanent institutional framework, uniting many Palestinian performing arts entities under one umbrella.

2. Purpose of assignment and scope of work

PPAN and DROSOS FOUNDATION is seeking the services of an experienced consultant to undertake the following tasks:

• Conducting a comprehensive review and assessment of PPAN's internal, financial and administrative manuals, engaging in their refinement, and presenting suggestions aimed at improving the work environment to align with PPAN's operational dynamics and organizational framework.
• Development of a Code of Conduct for Member Organizations at PPAN. These principles will be formulated by the expert as a code of conduct/honour charter, to be implemented by all PPAN-member organisations.

3. Methodology

The consultant shall propose a methodology, collaborating closely with PPAN acting as intermediary for information sharing with its member organisations and DROSOS. The consultant shall consider a preliminary report outlining proposed timeline and methodology. The methodology should focus on -but not limited to-: initial assessment, stakeholder engagement, documentation review, organizational analysis, clarity evaluation of PPAN's manuals, and development of a tailored Code of Conduct. This approach aims to enhance PPAN's operational efficiency and ethical standards as well as the member organisations, contributing to its overall effectiveness and impact.

4. Level of effort

The consultation is anticipated to span from July to September 2024, with an estimated commitment of up to 25 working days.

الإطار المرجعي

مستشار/ة لشبكة الفنون الأدائية الفلسطينية - دعم مؤسساتي

25 حزيران 2024

1. المُقدمة

تأسست مؤسسة دروسوس في عام 2003 في سويسرا، وهي ملتزمة بإطلاق العنان لقدرات الشباب. تعمل المؤسسة مع شركائها على رعاية حياة الشباب ومهاراتهم المهنية، وتعزيز استقلالهم الاقتصادي وإدماجهم الاجتماعي. مؤسسة دروسوس هي مؤسسة خيرية مستقلة غير ربحية تعمل في سويسرا وألمانيا ومصر والأردن ولبنان والمغرب وفلسطين وتونس.

تعمل مؤسسة دروسوس في فلسطين منذ عام 2007، في الضفة الغربية والقدس وقطاع غزة، وترتكز مجالات عمل المؤسسة على الجوانب الاقتصادية والاجتماعية.

تأسست شبكة الفنون الأدائية الفلسطينية في عام 2015، كإطار شامل للمؤسسات الفنية التي تلعب دوراً جماعياً في تعزيز الهوية الثقافية الفلسطينية وقيم حرية التعبير. تجمع الشبكة، التي هي نتاج حوار مكثف وتعاون وثيق على مدى سنوات، بين العديد من مؤسسات الفنون الأدائية الفلسطينية المتخصصة في الرقص والموسيقى والسيرك والمسرح. واستناداً إلى تجربتها الجماعية الغنية في مشهد الفنون الأدائية في فلسطين، أدركت هذه المؤسسات أهمية توحيد جهودها وخبراتها وتنسيقها. وبالتالي، فقد تأسست الشبكة رؤيوياً كإطار مؤسسي مستدام ليوحد العديد من مؤسسات الفنون الأدائية الفلسطينية تحت مظلة واحدة.

2. المهمة المطلوبة ونطاق العمل

تسعى الشبكة ومؤسسة دروسوس إلى الحصول على خدمات استشارية من ذوي الخبرة للقيام بالمهام التالية:

• إجراء مراجعة وتقييم شاملين للأنظمة الداخلية المالية والإدارية للشبكة، والمشاركة في صقلها، وتقديم اقتراحات تهدف إلى تحسين بيئة العمل لتتماشى مع الديناميات التشغيلية والإطار التنظيمي للشبكة.
• صياغة لائحة تنفيذية لأعضاء الشبكة. سيقوم الخبير/ة بصياغة هذه المبادئ في إطار لائحة تنفيذية داخلية شاملة، ليتم الالتزام بها من قبل جميع المؤسسات الأعضاء.

3. المنهجية

يجب على الاستشاري/ة اقتراح منهجية، بالتعاون مع الشبكة التي تعمل كوسيط لتبادل المعلومات مع المؤسسات الأعضاء فيها ومؤسسة دروسوس. ويجب على الاستشاري/ة ان يقدم تقرير أولي يحدد فيه الجدول الزمني المقترح والمنهجية. على أن تركز المنهجية - على سبيل المثال لا الحصر -: التقييم الأولي، وإشراك أصحاب المصلحة، ومراجعة الوثائق، والتحليل التنظيمي، وتقييم وضوح أنظمة الشبكة والتعديل عليها، ووضع مدونة قواعد سلوك مخصصة. يهدف هذا النهج إلى تعزيز الكفاءة التشغيلية والمعايير الأخلاقية للشبكة وكذلك المؤسسات الأعضاء، مما يساهم في فعاليتها وتأثيرها بشكل عام.

4. الإطار الزمني

من المتوقع أن تنجز المهمة الاستشارية في الفترة الواقعة بين شهر تموز إلى شهر أيلول 2024، مع التزام تقديري يصل إلى 25 يوم عمل على الأكثر.

جميع الحقوق محفوظة لموقع جوبس.

         5. Deliverables

The selected consultant is expected to present in Arabic or English, the following:

1. Preliminary report outlining the methodology for reviewing and updating internal, financial, and administrative manuals and bylaws.
2. Draft document, followed by a final document containing the updated internal, financial, and administrative manuals and bylaws including an annexed report documenting the changes made during the assessment, updating, and development processes of the manuals.
3. Report on the Development Process of the Code of Conduct for PPAN Member Organizations
4. Draft document, followed by a final document of an established Code of Conduct for PPAN member organizations.
5. Presentation of the report to the PPAN general assembly and DROSOS Foundation.
   
   6. Profile of the Consultant(s)

The consultant(s) should have the following qualifications and skills:

1. A degree in a relevant field such as cultural management, management, or social sciences, with a strong understanding of organizational dynamics.
2. Experience in cultural management, preferably within the performing arts sector, including expertise in organizational structures and governance.
3. Knowledge of relevant cultural laws, policies, and practices in Palestine.
4. Proficiency in conducting internal reviews and assessments, with strong analytical skills and the ability to propose actionable recommendations.
5. Excellent communication, coordination, and workshop management abilities, with a proven track record of facilitating productive stakeholder engagements.
6. Fluency in both Arabic and English, spoken and written.

5. المخرجات المتوقعة

من المتوقع أن يقدم/تقدم الخبير/ة المختار/ة باللغة العربية أو الإنجليزية، ما يلي:

1. تقرير أولي يحدد منهجية مراجعة وتحديث الأنظمة واللوائح الداخلية والمالية والإدارية.
2. مسودة وثيقة تحتوي على الأنظمة واللوائح الداخلية والمالية والإدارية المحدثة بما في ذلك تقرير مرفق يوثق التغييرات التي تم إجرائها أثناء عمليات التقييم والتحديث والتطوير، متبوعة بنسخة نهائية للأنظمة.
3. تقرير عن عملية تطوير اللائحة التنفيذية للمؤسسات الأعضاء في الشبكة.
4. مسودة اللائحة التنفيذية المعمول بها للمنظمات الأعضاء في الشبكة، متبوعة بنسخة نهائية للائحة.
5. عرض تقرير عن المخرجات للجمعية العامة في الشبكة ومؤسسة دروسوس ونقاش النسخ النهائية معهم/ن.

6. المؤهلات والخبرات والمهارات الرئيسية للمستشار/ة

يجب أن يمتلك/تمتلك الخبير/ة المؤهلات والمهارات التالية:

1. شهادة في مجال ذي صلة مثل الإدارة الثقافية أو الإدارة أو العلوم الاجتماعية، مع فهم عميق للآليات العمل المؤسساتي.
2. خبرة في الإدارة الثقافية، ويفضل أن تكون ضمن قطاع الفنون الأدائية، بما في ذلك الخبرة في الهياكل التنظيمية والحوكمة.
3. معرفة القوانين والسياسات والممارسات الثقافية ذات الصلة في فلسطين.
4. الكفاءة في إجراء المراجعات والتقييمات الداخلية، مع مهارات تحليلية قوية والقدرة على اقتراح توصيات قابلة للتنفيذ.
5. قدرات ممتازة في التواصل والتنسيق وإدارة ورش العمل، مع سجل موثق في تسهيل المشاركات الإنتاجية لأصحاب المصلحة.
6. اتقان اللغتين العربية والانجليزية تحدثا وكتابة.

        7. Proposal

Consultants interested in this opportunity are invited to submit a comprehensive proposal, encompassing both technical and financial aspects. All submissions should be organized in PDF format and structured as follows:

1. Proposal (up to 10 pages) that highlights the consultant's qualifications, understanding of the task, proposed methodology, financial offer and timeline.
2. Annex - Capability Statement (one page) and Curriculum Vitae (CV).
   
   8. Submission of Proposals

Kindly send your proposals fully in English or Arabic via email to the Palestinian Performing Arts Network ([email protected]) before the deadline on July 18th, 2024.

7.المقترح

على المهتمين/ات بهذه الفرصة تقديم مقترح عمل شامل، يشمل الجوانب الفنية والمالية. تقدم المقترحات بصيغة PDF وتكون على النحو التالي:

1. عرض (يصل إلى 10 صفحات على الأكثر) يسلط الضوء على مؤهلات الخبير/ة وفهم المهمة والمنهجية المقترحة والعرض المالي والجدول الزمني.
2. ملحق – موجز حول الكفاءة الشخصية (صفحة واحدة) والسيرة الذاتية.

8. متطلبات التقدم

يرجى إرسال مقترحاتكم/ن بالكامل باللغة الإنجليزية أو بالعربية عبر البريد الإلكتروني إلى شبكة الفنون الأدائية الفلسطينية ([email protected]) قبل الموعد النهائي يوم الخميس 18 تموز 2024.