مدير مكتب المدير العام

ملخّص الوظيفة

1. المُسمّى: مدير مكتب المدير العام Director General Office Manager 
2. الدائرة مكتب مدير عام المتحف. 
3. التبعيّة: مدير عام المتحف الفلسطينيّ.
4. نطاق العمل: التخطيط والمُتابعة وتنسيق الشؤون الداخليّة للمتحف ما بين الجهاز التنفيذيّ والجهاز المؤسّسيّ، وإدارة شؤون مكتب مدير عام المتحف الفلسطينيّ.

المهام والمسؤوليّات الرئيسيّة

تحت الإشراف المُباشر لمدير عام المتحف الفلسطينيّ، على مدير مكتب المدير العام الالتزام والتقيّد باستراتيجيّة المتحف، وجميع الإجراءات والسياسات المُعتمدة، لتحقيق أهداف المتحف، وتعزيز رؤيته ورسالته. وبناءً عليه، على المُشرف القيام بالمهام والمسؤوليّات التالية:

• الشؤون المؤسّسيّة والبرامجيّة والتطوير

1. مُتابعة تجميع وإعداد تقارير سير العمل الداخليّ الرُّبعيّة في المواعيد المُحدّدة، وتحريرها تحريرًا أوليًّا.
2. مُتابعة تطوير السياسات والمنظومات الداخليّة.
3. مُتابعة وإدارة مشاريع ومهامّ برامجيّة متحفيّة حسب الطلب.

• شؤون هيئات المتحف

1. تنظيم الاجتماعات، وإرسال الدعوات، وإعداد جداول ومحاضر الاجتماعات الدوريّة لمجلس إدارة المتحف ولِجانه، والتقارير والملفّات وجميع المتطلّبات الإداريّة واللّوجستيّة ذات العلاقة.
2. تبويب المهام المستخرجة من اجتماعات الهيئات ومتابعة تقدّمها.
3. متابعة تنفيذ المهام والقرارات المنبثقة عن اجتماعات الهيئات.
4. التنسيق بين اللّجان المنبثقة بشأن القرارات ذات العلاقة.
5. متابعة الأمور القانونيّة مع محامي المتحف، بما يخصّ مخرجات اجتماعات مجلس إدارة المتحف ذات العلاقة.

• الشؤون الإداريّة الخاصّة بمكتب مدير عام المتحف

1. إدارة مكتب المدير العام، بما يشمل تقديم الدعم اللّوجستيّ وتحقيق سلاسة سير العمل والتّواصل، لا سيّما بين الموظّفين والزوّار من جهة، والمدير العام للمتحف من جهةٍ أُخرى.
2. تنسيق وتنظيم مواعيد مدير عام المتحف ورحلات العمل والردّ على المكالمات الهاتفيّة الواردة.
3. تنسيق وترتيب متابعة الرسائل المكتوبة والإلكترونيّة الواردة إلى مكتب مدير عام المتحف.
4. تقديم الدّعم لمدير عام المتحف، فيما يتعلّق بتحضير الوثائق والتقارير والعروض البصريّة (Power Point)، وغيرها من المواد المطلوبة  لاجتماعات المدير العام، وتسجيل وقائعها ومحاضرها حسب الحاجة.
5. ترجمة كتابيّة وشفويّة للوثائق حسب الحاجة.
6. متابعة العمل والتنسيق مع الموظّفين وتيسيره حسب الحاجة.
7. تصميم أنظمة إدارة مكتبيّة ناجعة وتنفيذها ومتابعتها، مع استخدام حزمة تطبيقات برمجيّات مناسبة لإدارة المكتب.
8. إدارة موازنة مكتب المدير العام.
9. أيّة مهام أخرى ذات علاقة يطلبها المدير العام.

نطاق الصلاحيّات والإشراف

مدير مكتب المدير العام مسؤول عن متابعة شؤون التطوير المؤسّسيّ، وعن متابعة وتنسيق شؤون مجلس إدارة المتحف واللّجان الفرعيّة وشؤون مكتب مدير عام المتحف الفلسطينيّ.

• المرؤوسون المباشرون: لا يوجد.

العلاقات الداخليّة: مدير عام المتحف، والإدارات الأخرى في المتحف، وهيئات المتحف، وإدارة مؤسّسة التّعاون.

جميع الحقوق محفوظة لموقع جوبس.

متطلّبات الوظيفة

المؤهّلات الأكاديميّة والخبرات العمليّة

الدرجة الجامعية الثانية (ماجستير)، وخبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة المكاتب التنفيذيّة، والمتابعة الإداريّة والبرامجيّة.

المهارات والقدرات

• التخطيط وبناء البرامج.
• إدارة الوقت. 
• مهارات وأساليب الاتصال والتواصل.
• الإلمام بوسائل ووسائط العرض والتعبير.
• إعداد التقارير. 
• إتقان اللُّغتين: العربيّة الفصحى والإنجليزيّة، قراءةً وكتابةً ومحادثةً. 
• المعرفة والإلمام بقضايا المشهد الثقافيّ الفلسطينيّ.

السِّمات الشّخصيّة

• العمل ضمن فريق وتحت الضغط.

• الابتكار والقدرة على حلّ المشكلات.

• اللَّباقة وحسن الاستماع.

• المُبادرة والتعاون والإيجابيّة.

• الدِّقة والاهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على العيش والعمل داخل فلسطين بشكلٍ قانونيّ.

يمكنك التقدم لهذه الوظيفة من خلال الضغط على زر Apply Now - تقدم الآن لهذه الوظيفة / أدناه