Receptionist

Palestine Investment Fund (PIF) is seeking qualified professional for the position of Receptionist at PIF Headquarter in Ramallah for a temporary period of 3 months with possibility of becoming permanent afterwards.

The Receptionist will be responsible for all daily activities, organizing operations of the office, acting as the first point of contact for all visitors to PIF premises and maintaining the reception area in a professional and courteous manner

• Meet, greet and direct all visitors to the Company in a professional and courteous manner
• Maintain logs to track and monitor visitor activity in and out the Company’s premises
• Maintain and keep the reception area in a clean and organized manner
• Plan and organize meeting rooms to ensure it is fully equipped with necessary stationery and equipment
• Receive and direct incoming calls & messages in an efficient and accurate manner
• Collect, sort, distribute and prepare all incoming/outgoing mail, messages and courier deliveries
• Report any suspicious activity to the security team for timely action
• Monitor use of biometric system to ensure all staff movement in and out of the office premises is recorded as per applicable procedure
• Assist in any administrative tasks e.g. photocopying, timesheet completion, etc. as assigned to support day to day operational activity
• Receive invoices and payments requests from external and internal parties and ensure accuracy before processing them over PIF’s payment request system
• Coordinate with external parties such as suppliers, service providers, travel agencies, etc. to assist departmental teams in making any arrangements as required

يعلن صندوق الاستثمار الفلسطيني عن حاجته لإشغال وظيفة (موظف/ة استقبال) ، وذلك في مقره الرئيسي الكائن في مدينة رام الله ولفترة مؤقتة مدتها 3 أشهر مع إمكانية تحويل الوظيفة إلى وظيفة دائمة بعد ذلك.

1. استقبال الزوّار والترحيب بهم، والإجابة على استفساراتهم وأسئلتهم.
2. المُحافظة على منطقة الاستقبال بأفضلِ حالٍ.
3. تنسيق وتنظيم قاعة الاجتماعات.
4. استقبال المكالمات الصادرة والواردة من وإلى الصندوق وتحويلها للموظّف المعني وتسجيل الملاحظات اللّازمة.
5. إدارة المراسلات الداخلية والخارجية للشركة.
6. متابعة حركة دوام الموظفين.
7. تقديم الدعم اللّازم في أي مهام إدارية للدوائر المختلفة.
8. استلام وتسليم الفواتير وادخالها على نظام الدفع.
9. الترتيب مع الأطراف الخارجية كالموردين ومقدمي الخدمات وما إلى ذلك بالتنسيق مع الدوائرالأخرى.

جميع الحقوق محفوظة لموقع جوبس.

• Diploma in secretariat, business or any related fields
• Minimum 2-4 years working experience in the same role
• Basic knowledge in computer programs and MS office package
• Strong command of English and Arabic language
• Outstanding interpersonal and communication skills
• Professional appearance

• شهادة دبلوم في مجال إدارة المكاتب، أو السكارتارية، أو إدارة الأعمال أو التخصصات ذات العلاقة.
• خبرة 2-4 سنوات في أعمال السكرتاريا والاستقبال.
• حسن المظهر والإلمام بأصول التعامل واللّباقة.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب مثل Microsoft office
• اتقان اللغتين الإنجليزية والعربية.
• القدرة على أداء المهام وترتيب الأولويات.
• القدرة على تحمل ضغط العمل.
• الالمام بمهارات الاتصال والتواصل.  

We welcome qualified candidates to send their CVs to: [email protected] no later than December 9th, 2021

(Only short-listed candidates will be contacted)           

         (Both genders are encouraged to Apply)

يُرجى ممّن يرغب في التقدّم لهذه الوظيفة إرسال السيرة الذاتية الى البريد الالكتروني [email protected]  ، وذلك في موعدٍ أقصاه 9 كانون الأول، 2021

(يوفّر صندوق الاستثثمار الفلسطيني فرص عمل متكافئة للجميع)