سكرتير تنفيذي

الوصف الوظيفي

تنظيم جدول أعمال المدير التنفيذي بالتواصل مع الجهات الداخلية والخارجية لتسهيل وتنظيم مهام عمل المدير التنفيذي.
ادارة شئون ومراسلات وحفظ ملفات السادة رئيس وأعضاء مجلس الإدارة.
التنسيق مع الجهات المعنية والدعوة لحضور الإجتماعات وتوفير مستلزمات الإجتماعات في مكتب المدير التنفيذي من جهاز عرض أو نسخ اوراق أو غيره.
متابعة الإنجازات والتقارير والإجتماعات والمهمات وغيرها ذات الصلة بمكتب المدير التنفيذي مع الجهات الداخلية والخارجية.
استقبال المراسلات الواردة إلى المدير التنفيذي، وإعداد المراسلات التي يصدرها المدير التنفيذي لمراجعته وتسهيل عمله.
نشر المذكرات الداخلية والإشعارات الصادرة عن المدير التنفيذي، عبر نظام البريد الداخلي لتعريف الموظفين المعنين، وأرشفتها للرجوع إليها عند الحاجة.
الاحتفاظ بسجلات مكتملة وتُحدث باستمرار لكافة جهات الاتصال الخاصة بالمدير التنفيذي لتسهيل تواصل المدير التنفيذي معهم.
التنسيق لاجتماعات رئيس مجلس الإدارة والمدير التنفيذي مع الجهات الداخلية والخارجية ومتابعة إصدار خطابات الدعوة للجهات والأطراف المعنية بالحضور قبل وقت كاف من موعد الانعقاد مع بيان البنود والأجندة التي ستناقش في الاجتماع وتوزع وثائقها وتوثق محاضر الاجتماعات وتزود الجهات والإدارات المعنية بنسخ من القرارات والتعليمات الصادرة فيها.
حضور إجتماعات مجلس إدارة المصلحة لإعداد محاضر الاجتماعات والمساعدة في توزيع الوثائق على الحضور.
إعداد التقارير والعروض والمذكرات والرسائل وغيرها من المراسلات الخاصة بمكتب المدير التنفيذي لتسهيل مهام المدير التنفيذي.
الاحتفاظ بوثائق تُحدث باستمرار لكافة جوانب مكتب المدير التنفيذي لتوثيق الأعمال والرجوع إليها عند الحاجة.
إتباع جميع القوانين والسياسات والإجراءات والتعليمات ذات الصلة لكي تنفذ الأعمال الموكلة حسب رؤية مصلحة المياه بطريقة موحدة وخاضعة للرقابة.
تأدية الأعمال التي تسند إليه من قبل المدير المباشر لتلبية إحتياجات العمل وتغطية فترات الإجازات.