سكرتيرة تنفيذية

يعلن بنك الأردن / فلسطين عن توفر الشاغر الوظيفي أدناه في (الإدارة الإقليمية/ رام الله):

الوظيفة: سكرتيرة تنفيذية

مكان العمل:  الإدارة الإقليمية

مهام ومسؤوليات الوظيفة:

• تنسق كافة الأنشطة المتعلقة بمكتب  المسؤول المباشر من استقبال المراسلات والاتصالات وتوفير الدعم اللوجستي المكتبي لجميع أنشطة مكتبه.
• تنظم مواعيد الزيارة الرسمية وتمسك سجل المواعيد والزيارات واستقبال الزائرين والمراجعين لمكتب المسؤول المباشر وتعلمه بقدومهم وتذكره بمواعيد الزيارات والاجتماعات الرسمية.
• تعالج البريد ورسائل الفاكس والبريد الإلكتروني الواردة والصادرة من وإلى مكتب المسؤول المباشر وتسجلها وتوقعها وتوزعها حسب الأولوية للمعنيين بحسب توجيهات المسؤول المباشر وتحفظها بطريقة تسهل عملية الرجوع إليها.
• تقوم بطباعة كافة المراسلات والتقارير وما يطلب من أوراق وتتحقق من عدم احتوائها على أخطاء إملائية أو نقص في المعلومات.
• تنسق لاجتماعات المسؤول المباشر مع الجهات الداخلية والخارجية وتتابع إصدار خطابات الدعوة للجهات والأطراف المعنية بالحضور قبل وقت كاف من موعد الانعقاد مع بيان البنود والأجندة التي ستناقش في الاجتماع وتوزع وثائقها وتوثق محاضر الاجتماعات وتزود الجهات والإدارات المعنية بنسخ من القرارات والتعليمات الصادرة فيها.
• تشرف على تنظيم وحفظ مراسلات مكتب المسؤول المباشر الصادرة والواردة في ملفات خاصة وتصنفها بشكل مناسب ومرتب لتسهيل عملية الرجوع إليها عند الحاجة وتتأكد من القيام بحفظ  الملفات والسجلات العامة والسرية الخاصة بالبنك.
• تستقبل المكالمات الهاتفية الواردة لمكتب المسؤول المباشر وتوجهها إلى الجهات المعنية حسب أهميتها وموضوعها وتطلب المكالمات الهاتفية بناء على طلب المسؤول المباشر وتحولها له.
• تعمل على تحديث وتطوير وإدامة قاعدة بيانات متكاملة تشمل كافة الجهات (الداخلية والخارجية ) التي يتعامل معها المسؤول المباشر بهدف توفير الوقت والجهد.
• ترتب حجوزات المسؤول المباشر في الفنادق والمطاعم وحجوزات السفر وحفلات الاستقبال والاجتماعات والمؤتمرات الخاصة به وبالتنسيق مع الجهات المعنية.

جميع الحقوق محفوظة لموقع جوبس.

المهارات والكفاءات المطلوبة للوظيفة:

• شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.
• خبرة (5) سنوات على الأقل في مجال السكرتاريا.
• معرفة عالية باللغة الإنجليزية كتابة ومحادثة.
• معرفة استخدام الحاسوب والتعامل مع الأنظمة المطبقة.
• معرفة تامة بالسياسات والإجراءات التي تحكم العمل وتحديثاتها الداخلية والخارجية.
• الدقة في العمل والسرعة في الإنجاز.
• القدرة على التنسيق والمتابعة.
• المعرفة بنظام الفهرسة وتصنيف الوثائق وتبويبها.
• المعرفة بكيفية التحضير للاجتماعات وكتابة التقارير ومحاضر الاجتماعات.
• اللباقة.