سكرتيرة مكتب

تُعلن شركة ايلاستيك للاستشارات الاستثمارية Elastic Advisors في رام الله، عن شاغر وظيفي في السكرتارية.

المسؤوليات والمهام

• الاستقبال: تتضمن واجبات السكرتارية مساعدة الموظفين والزوار الجدد في العثور على طريقهم. يتضمن ذلك توجيه الزائرين إلى الأشخاص الذين حضروا للاجتماع وتوجيه الموظفين في أول يوم عمل لهم. بشكل عام، يعرض السكرتير صورة العمل من خلال تقديم استقبال ترحيبي ومهني للأشخاص الذين يأتوا إلى المكتب.
• المُراسلات:

تلقي مكالمات من العملاء أو الشركاء التجاريين أو العمال أو أفراد المجتمع، وإما الإجابة على المكالمات أو إعادة توجيه المكالمات. إجراء مكالمات نيابة عن المديرين لتوصيل المعلومات إلى العملاء، لتحديد مواعيد أو متابعة الاستفسارات. وتدوين الملاحظات من المدير، وإعداد مذكرة أو خطاب وفحص البريد، بالإضافة إلى مواقع التواصل الاجتماعي. 

• إدارة الوثائق:

نسخ المستندات للبريد أو للتوزيع الداخلي. يجب أيضًا إرسال مستندات الفاكس من الشركة إلى العملاء أو العملاء واستلام رسائل  الواردة لنقلها إلى الشخص المناسب. استخدام البريد الإلكتروني وWord وExcel لإنشاء جداول بيانات أو مستندات وتوزيعها على الموظفين أو العملاء. التدقيق وصياغة رسائل البريد الإلكتروني. 

• مهام المكتب: المهام الكتابية الروتينية والمهمات لمساعدة الآخرين. قد يعني هذا إلغاء أو إعادة جدولة المواعيد، وطلب اللوازم المكتبية، وتدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات وإحضار الضيافة للزوّار والاهتمام بنظافة وترتيب المكان.
• التقارير:

كتابة ورفع تقارير أسبوعية للمسؤول المُباشر عن الأعمال والمهام اليومية.

جميع الحقوق محفوظة لموقع جوبس.

المؤهلات والشروط:

• دبلوم إدارة مكاتب/شهادة جامعية قريبة المجال.
• شهادة توجيهي.
• خبرة لا تقل عن سنة في هذا المجال.

المهارات والمواصفات الوظيفية المطلوبة:

• مهارات الاتصال: يعدّ التواصل العنصر الأساسي لشغل هذا المنصب؛ لأن أغلب المهمات التي ينبغي القيام بها تعتمد على التواصل، سواء أكان التواصل شفهيًا أم كتابيًا.
• المهارات التكنولوجية: تلعب التكنولوجيا دورًا مهمًا في حياة السكرتير، لذا يجب أن تكون قادرًا على استخدام أجهزة الكمبيوتر العادية والمحمولة وجميع الأجهزة الذكية الأخرى والبرامج المكتبية لتنفيذ المهام اليومية المطلوبة منك.
• مهارات في ادارة مواقع التواصل الاجتماعي مثل: LinkedIn, instagram, Facebook الخ،.
• المهارات الشخصية: مهارات خدمة العملاء الرئيسة، والتعامل بكل احترام وأدب سواء أكنت تتعامل مع العملاء أو تتحدث مع الزملاء.
• المهارات التنظيمية: العمل على الاحتفاظ بعدد كبير جدًا من المعلومات التي تتضمن ملفات ورقية أو قواعد بيانات إلكترونية أو حتى اجتماعات شفهية.
• مهارة إدارة الوقت: إدارة وقتك بفاعلية والقدرة على التوفيق بين المهام بشكل عادل.
• التخطيط: التمكن العالي والوعي القوي بأهداف الشركة وفهم مواردها للتمكن من التخطيط جيدًا.

*شركة إيلاستيك للاستشارات الاسثمارية بحاجة مُلِّحة لهذا الشاغر والتوظيف فوري. 

إذا الشروط التالية تنطبق عليك/كِ، يجب إرسال السيرة الذاتية على البريد الإلكتروني التالي:

[email protected]