مُنسّق الموارد البشريّة والشؤون الإداريّة

• المُسمّى: مُنسّق الموارد البشريّة والشؤون الإداريّة - HR and Administrative Coordinator. 

1. العقد وظيفة بدوام كامل، عقد سنوي ويجدد لغاية 29/02/2024 كحد اقصى 
2. الموقع: المتحف الفلسطيني - بيرزيت.
3. الدائرة: مشروع الأرشيف الرقمي في المتحف الفلسطيني.
4. التبعيّة: المدير المالي والإداري. 
5. نطاق العمل: المساعدة في تنسيق المهام الإداريّة وشؤون الموارد البشريّة.

1. فرز ومراجعة وتدقيق وتنظيم وتصنيف وثائق خطوات سير عمل المشروع الداخليّة وحفظها وإعداد نسخ رقميّة منها، من ضمنها العقود والرسائل المتعلّقة بعمل المشروع، بالإضافة إلى أي وثائق تتعلَّق بالأمور الإداريّة للموارد البشريّة.
2. متابعة وتنسيق جميع الأمور الإداريّة وشؤون فريق المشروع المُتعلّقة بالموارد البشريّة والتنسيق مع الدوائر المختصّة. 
3. متابعة ساعات الدوام والإجازات ومراجعة وتدقيق سجلّات الداوم الشهريّة وتقارير الإنتاجيّة الفعليّة لفريق المشروع وتسليمها للمدير مشروع الأرشيف للمراجعة والاعتماد، ذلك قبل اعتمادها النهائي من وحدة الموارد البشريّة في المتحف.
4. بالتنسيق مع مشرف الموارد البشريّة، على منسّق الموارد البشريّة والشّؤون الإداريّة إعداد عقود التوظيف والعقود الاستشاريّة والتدريب ومتابعتها.
5. إعداد طلبات التوريد والشراء لمشروع الأرشيف الرقمي بالتنسيق مع اللّجان المُختصّة وقسم المشتريات.
6. إعداد الدفعات الشهريّة بالتنسيق مع وحدة الموارد البشريّة وقسم المشتريات. 
7. إعداد التقرير المالي الخاصّ بالمشروع بالتنسيق مع المشرف المالي في المتحف الفلسطيني.
8. إعداد رسائل الموظّفين الإداريّة والخاصّة بالموارد البشريّة في مشروع الأرشيف الرقمي، ومتابعة التأمين الصّحّي. 
9. مراجعة بريد المشروع الإلكتروني، ومعالجة الاستفسارات الواردة إليه والردّ عليها بالتنسيق مع المدقّق اللّغوي.
10. الاتصال مع الجهات ذات العلاقة، بتكليف من المدير المباشر.
11. مُتابعة حركة وتنقّل الباحثين والمؤرشفين وتنسيق عملهم الميداني، وضبط استخدام سيّارة المشروع وفقَ النماذج المطلوبة.
12. مُتابعة لوازم واحتياجات المشروع اللّوجستيّة والفنّيّة وتجهيز طلبات الشراء بالتنسيق مع الدوائر المختصّة داخل المتحف.
13. المشاركة في كتابة تقارير إداريّة دوريّة تخصّ الموارد البشريّة، أو عند الحاجة، بتكليف من المدير المباشر. 
14. مُساعدة فريق المشروع في الأمور الإداريّة، والمهام المكتبيّة، بتكليف وموافقة من مدير المشروع.
15. أي مهام ومسؤوليات أُخرى ذات علاقة بطلبٍ من المدير المباشر.

• المرؤوسون المباشرون: لا يوجد.

•   العلاقات الداخليّة: وحدة الموارد البشريّة، وفريق المشروع، ومُوظّفي المتحف ذوي العلاقة. 

• العلاقات الخارجيّة: جميع الجهات ذات العلاقة، بتكليف من المدير المباشر.

متطلّبات الوظيفة

• المؤهّلات الأكاديميّة والخبرات العمليّة

• حاصل/ حاصلة على شهادة البكالوريوس من جامعة معترف بها في إدارة الأعمال أو أي تخصّص ذو علاقة. 
• خبرة عمليّة موثّقة لا تقلّ عن ثلاث سنوات.

• المهارات والقدرات

• معرفة ممتازة بالأمور الإداريّة والمتابعات اللّوجستيّة وشؤون الموارد البشريّة. 
• إجادة استخدام قواعد البيانات وبرامج العمل المكتبي، مثل Microsoft Office والبريد الإلكتروني.
• الإلمام بأساسيّات حفظ وإدارة الأرشيفات، وكيفيّة التعامل معها.  
• مهارات تواصل مُمتازة، كتابة ومحادثة، باللُّغتين العربيّة والإنجليزيّة.
• حائز/ حائزة على رخصة سياقة سارية المفعول. 

• السّمات الشخصيّة

• الإيجابيّة والانفتاح.
• اللباقة وحسن الاستماع.
• مهارات تواصل ممتازة كتابة ومحادثة.
• القدرة على تحليل وتنفيذ متطلّبات ومهام المشروع.
• القدرة على العمل ضمن فريق مُتعدّد المهام.
• الاستعداد للسّفر والتنقّل محلّيًّا ودوليًّا لإنجاز مهام البحث والأرشفة وفقًا لمتطلّبات المشروع.