مديرة مكتب المدير العام

الوصف الوظيفي

شركة متخصصة في بيع وتسويق المنتجات الإستهلاكية

تعلن عن حاجتها لشغل وظيفة مديرة مكتب المدير العام في منطقة قرى جنين:

مديرة مكتب المدير العام هي المسؤولة عن إدارة جميع أعمال مكتب المدير العام بما يشكل ترتيب الاجتناعات الداخلية و الخارجية ترتيب جدول أعمال المدير العام و تنظيم جميع المواعيد ، و إدارة الملفات الخاصة بمكتب المدير العام بشكل مهني يضمن السرية التامة

المهام الوظيفية :

المتابعة الدائمة و الحثيثة لجدول أعمال المدير العام والمساعدة في تنظيم الاجتماعات الداخلية و الخارجية بشكل يتناسب مع مواعيد مكتب المدير العام من حيث المواعيد ، الاجتماعات، المكالمات .....الخ
استقبال المكالمات الهاتفية الخاصة بمكتب المدير العام وإعادة توجيهها و ترتيب أولويات الرد عليها
التعامل مع جميع المراسلات الخاصة بمكتب المدير العام سواءآ الصادرة أو الواردة و الاحتفاظ بأصول هذه المراسلات (البريد الإلكتروني ، المراسلات الداخلية / الخارجية ).
متابعة المواعيد و الاجتماعات الداخلية و ترتيب هذه المواعيد بما يتماشى مع جدةل الأعمال بشكل كامل
متابعة ترتيبات السفر الخاصة بالمدير العام و عمل الحجوزات اللازمة(طيران، فنادق، ترتيبات التنقل... الخ)
التعامل مع الوثائق السرية وضمان بقائها آمنة
إعداد و تجهيز الفواتير أو البيانات المالية الخاصة بمكتب المدير العام و تسليمها و متابعتها مع الأقسام ذات العلاقة

المهارات المطلوبة:

خبرة عملية لشغل وظيفة مديرة مكتب أو سكرتير تنفيذية
معرفة و خبرة مثبتة بإدارة مكتب المدير العام
مهارات تنظيمية ممتازة وإدارة الوقت
القدرة على الاتصال الفعال
القدرة على العمل ضمن مواعيد محددة و إدارة الوقت بشكل فعال
النزاهة والسرية التامة في التعامل مع كل ما يتعلق بمكتب المدير العام
المعرفة التامة بجميع برامج الكمبيوتر(Microsoft Office, Word, Excel, power Point…etc)