مسؤول/ ة إدارة التبرّعات وإعداد التقارير 

Donation Management and Reporting Officer

Background 

The Palestinian Museum is an independent institution dedicated to supporting an open and dynamic Palestinian culture nationally and internationally. The Museum presents and engages with new perspectives on Palestinian history, society and culture. It also offers spaces for creative ventures, educational programmes and innovative research. The Museum is a flagship project of Taawon-Welfare Association and one of the most exciting new cultural projects in Palestine.

The Palestinian Museum is seeking a self-motivated and innovative Reporting and Donation Management Officer to join its busy fundraising team. The officer will report directly to the Development and Partnerships Manager and work in coordination with the department staff and the wider team to complement and amplify the Museum’s fundraising mission.

Job Summary

The officer will have overall responsibility for the management of institutional donor contracts and donation requirements for individual donors. They will be responsible for managing the activities and the direction of all donor accounts, ensuring that robust contract management is an integral part of the Palestinian Museum’s fundraising operations. 

Duties and Responsibilities

1. Manage institutional donor contracts; this includes compliance management and writing quality and timely narrative and financial reports. 
2. Manage individual donors and memberships; this includes writing reports, newsletters, and thank-you letters, in addition to preparing membership benefits.   
3. Maintain filing of all grant documents both in paper and electronic forms.
4. Work closely with the project teams responsible for the technical and financial management of donor-funded projects for the preparation of donor reports, updates, responses to queries from donors, and well-justified changes to the project where necessary. 
5. Provide guidance on donor requirements and controls over the course of a given project.   
6. Lead inception meetings and preparation of information packs for all donor-funded projects.  
7. Prepare, share and maintain donor requirement monitoring sheets.  
8. Participate in the identification of and research on prospective donors.  
9. Participate in the development of project ideas and in the writing of new and renewed grants. 
10. Prepare funding status reports and analysis. 
11. Maintain annual calendar of donor reports. 
12. Maintain annual calendar of donor application submissions.
13. Update the Salesforce database regularly and accurately.  
14. Implement any other task as assigned by the Development and Partnerships Manager. 

مسؤول إدارة التبرّعات وإعداد التقارير 

خلفيّة

المتحف الفلسطيني هو مؤسّسة ثقافيّة مُستقلّة، مُكرّسة لتعزيز ثقافة فلسطينيّة مُنفتحة وحيويّة على المستويين المحلّي والدّولي. وكذلك، يُقدّم المتحف ويُساهم في إنتاج روايات عن تاريخ فلسطين وثقافتها ومجتمعها بمنظور مُعاصرٍ، كما يوفّر بيئة حاضنة للمشاريع الإبداعيّة والبرامج التعليميّة والأبحاث المُبتكرة، وهو أحد المشاريع الثّقافيّة المُعاصرة في فلسطين، وأحد أهم مشاريع مؤسّسة التّعاون.

يبحث المتحف الفلسطيني عن موظّفة أو موظّف شغوف يتّسم بالابتكار، وذلك للانضمام إلى فريق تجنيد الأموال ضمن مسمّى مسؤول إدارة التبرّعات وإعداد التّقارير. حيث سيكون العمل بالتّنسيق مع موظّفي دائرة التنمية والشراكات وفريق المتحف لتعزيز مهمّة تجنيد الأموال وتطويرها، وسيقدّم تقاريرهُ مُباشرةً لمديرة الدّائرة. 

الوصف الوظيفيّ

على الموظّف المسؤول عن إدارة التبرّعات وإعداد التقارير تحمّل المسؤوليّة الكاملة عن إدارة عقود الجهات المؤسّساتيّة المانحة، ومتطلّبات التبرّع للمانحين الأفراد، كما سيكون مسؤولًا عن إدارة جميع حسابات المانحين بكلّ ما يتعلّق بها من مهام، وضمان الإدارة الفعّالة للعقود التي تُشكّل جزءًا لا يتجزّأ من عمليّات جمع التبرّعات في المتحف الفلسطيني.

مسؤوليّات وواجبات

1. إدارة عقود الجهات المؤسّسيّة المانحة، بما تتضمّنه من التزام باتفاقيات المانحين وجودة كتابة تقارير سير العمل السرديّة والماليّة.
2. إدارة التبرّعات الفرديّة وتبرعات الأعضاء، بما تتضمّنه من إعداد تقارير ونشرات إخباريّة ورسائل شكر ومزايا برامج العضويّة.
3. الحفاظ على جميع مستندات المنح والتبرّعات بشكلٍ ورقيٍّ وإلكترونيّ.
4. العمل عن كثب مع فرق المشاريع المسؤولة عن الإدارة الفنّية والماليّة للمشاريع المموّلة من مانحين، لإعداد التقارير والمتابعة، والردّ على استفسارات المانحين، وتبرير التغييرات الضّروريّة في المشروع. 
5. تقديم التوجيه بشأن ضوابط ومتطلّبات المانحين طوال فترة المشروع. 
6. قيادة اجتماعات إطلاق المشاريع المموّلة من مانحين، وإعداد حُزم معلومات حولها. 
7. إعداد، ومشاركة، وحفظ وثائق متابعة متطلّبات كل جهة من الجهات المانحة.
8. المشاركة في عمليّة البحث عن مانحين مُحتملين.
9. المشاركة في تطوير أفكار المشاريع، وكتابة المنح الجديدة و/ أو المتجدّدة.
10. إعداد تقارير حول حالة التمويل. 
11. إعداد وتحديث والالتزام بتقويم سنويّ لتقارير المانحين.
12. إعداد وتحديث والالتزام بتقويم سنويّ بالطّلبات المراد تقديمها للجهات المانحة.
13. القيام بتحديث قاعدة بيانات (Salesforce) بانتظامٍ ودقّة.
14. تنفيذ أي مهمّة أُخرى بتكليفٍ من مديرة دائرة التنمية والشّراكات.

جميع الحقوق محفوظة لموقع جوبس.

Requirements 

• Ability to write and speak clearly, concisely and persuasively in English and Arabic. 
• Previous experience working with donors.
• Experience in managing major donor grants in a fast-paced environment. 
• Proven experience in drafting high-quality narrative and financial donor reports.
• Experience in project monitoring and implementation is an asset.
• Ability to work under tight deadlines and competing deliverables.
• Excellent communication and teamwork skills.
• Enthusiasm for the Palestinian Museum, Palestinian culture, arts, history and society.  
• Analytical rigour, intellectual creativity and original ideas.  
• Positive and highly motivated attitude.  

المتطلّبات

• القدرة على الكتابة والتّحدّث بوضوح وإيجاز وإقناع باللّغتين العربيّة والإنجليزيّة.

• خبرة سابقة في العمل مع مانحين.

• خبرة في إدارة تبرّعات المانحين الرّئيسيّين في بيئة تتطلب استجابة سريعة ودقيقة.

• خبرة في كتابة تقارير سير العمل السّرديّة والماليّة للمانحين بجودة وإتقان عاليين.

• الخبرة في مراقبة وتنفيذ المشاريع تُشكّل إضافة نوعية.

• القدرة على التوفيق بين عدة مواعيد تسليم في فترة محدودة وبجودة عالية.  

• مهارات اتّصال وتواصل ممتازة، وقدرة على العمل ضمن روح الفريق.

• الشغف للعمل في المتحف الفلسطيني، والحماس للحفاظ على الثقافة والفنون والتّاريخ والآثار الفلسطينيّة.

• قدرة على التحليل والإبداع الفكري والإسهام بأفكار أصيلة.
• الامتياز بالإيجابيّة والدوافع العالية.

You can apply for this position online through Apply Now - تقدم الآن لهذه الوظيفة

يُرجى ممّن يرغب في التقدّم لهذه الوظيفة الاطلاع على المهام الرئيسة والوصف الوظيفي والشروط والمؤهلات المطلوبة، وتعبئة طلب التقدّم إلكترونيًّا، مع إرفاق السيرة الذاتية، من خلال زيارة موقع المتحف الإلكتروني - اضغط على Apply Now - تقدم الآن لهذه الوظيفة - وذلك في موعدٍ أقصاه 04 كانون ثاني، 2020، علمًا أنّه لن يُنظر في الطلبات غير المكتملة.

يوفّر المتحف الفلسطيني فرص عمل متكافئة للجميع