الوصف الوظيفي

جمعية إنعاش الأسرة هي جمعيّة خيرية غير ربحية، تأسست عام 1965، بهدف دعم صمود الشعب الفلسطيني، وتمكين الأسرة الفلسطينية مع تركيز على النساء والأطفال، وحفظ التراث الفلسطيني من السرقة والضياع.

الرحلة المهنيّة في جمعية إنعاش الأسرة لا تخلو من التحديّات والصعوبات، وفي نفس الوقت ثريّة ومنوّعة إلى أبعد حدود، وتوفّر خبرات ومهارات متنوعة وعميقة وبعيدة عن الروتين. كما تمتاز الرحلة المهنية هنا في توفّر فريق متعدد الخبرات والمهارات تسوده روح العمل والتفكير والتخطيط الجماعي.

تدير الجمعية كليّة إنعاش الأسرة ومركز إنعاش الأسرة للتدريب المهني والتعليم المستمر، بالإضافة إلى الدائرة الاجتماعية وبرامجها التمكينية والتنموية، ومركز دراسات التراث والمجتمع، ومجموعة من الأقسام التشغيلية. يشرف مكتب المدير العام على كافّة العمليات والبرامج في جمعيّة إنعاش الأسرة.

نبذة عن طبيعة العمل: تأمين حاجة الجمعية من المشتريات المحلية والخارجية في الأوقات وبالكميات والأسعار والتسهيلات والمواصفات المناسبة من خلال بناء وتطوير وتطبيق وإدارة نظام مشتريات متوافق مع الممارسات العالمية الجيدة للمشتريات بما يحقق الأهداف الاستراتيجية للجمعية.

مهام ومسؤوليات الوظيفة:

أولا: المشتريات:

1. بناء وتطوير وتطبيق وإدارة نظام مشتريات متوافق مع الممارسات العالمية الجيدة للمشتريات بما يحقق الأهداف الاستراتيجية للجمعية بما في ذلك إعداد إجراءات الجودة المرتبطة بإدارة المشتريات والتقيد بها وإعداد تعليمات العمل المنبثقة عنها.

2. وضع وتنفيذ خطة المشتريات العامة للجمعية السنوية والشهرية بالتعاون مع رؤساء الدوائر والاقسام المختلفة.

3. تدقيق الخطة المقدمة من مدراء الدوائر و/أو رؤساء الأقسام والتأكد من صحة البيانات المتعلقة بالموازنات المذكورة قبل اتمام عملية الشراء.

4. العمل على إعداد وثائق عروض الأسعار، والعطاءات، واعداد أوامر الشراء والاتفاقيات مع الموردين.

5. العمل مع مدراء الدوائر و/أو رؤساء الأقسام على تطوير الشروط المرجعية للخدمات الاستشارية والمواصفات الفنية للبضائع والأعمال المطلوب شراؤها.

6. متابعة كافة المراسلات التجارية مع الموردين والمتعلقة بعروض الأسعار والمواصفات والمواد المطلوبة للشراء وشروط الشحن والتسليم والأوراق اللازمة ونحوها لحين إتمام عمليات الشراء واستلام البضاعة والاعمال المختلفة.

7. التفاوض مع الموردين لتحصيل أقل سعر بأعلى المواصفات والتسهيلات الممكنة

8. التنسيق مع الدوائر والأقسام والدائرة المالية لصرف قيمة عقود الشراء في الأوقات المتفق عليها مع الموردين

9. التنسيق مع الدوائر والأقسام لاستلام المواد الواردة وفق الكميات/ الأعمال المتفق عليها، وضمان مطابقتها للمواصفات المتفق عليها

10. التنسيق مع المخلصين الجمركيين لضمان وصول البضاعة إلى الجمعية بأقل الكلف الممكنة وأفضل الشروط.

11. توثيق كافة العمليات المرتبطة بإدارة المشتريات ورقياً وحاسوبياً وحفظ سجلاتها

12. إعداد وحفظ سجلات الموردين وتقييم أدائهم بالاعتماد على الكلفة، وتحقيق المواصفات المطلوبة، تسهيلات الدفع، خدمات ما بعد الشراء، توفر المنتجات عند الطلب، الثقة بالمورد، السمعة، وأي عناصر أخرى مؤثرة في قرارات الشراء.

ثالثا: أخرى:

13. إعداد التقارير الإحصائية لقسم المشتريات عند الطلب أو عند ملاحظة وجود خلل يستلزم التنبيه إليه إضافة الى إعداد تقارير العمل الدورية والتقارير الخاصة بقسم المشتريات.

14. المشاركة في الاجتماعات التي تقتضيها ضرورات العمل

15. المساهمة في حل كافة المشكلات المرتبطة بالمشتريات

16. أي مهام أخرى توكل إليه/ا من قبل المسؤول/ة المباشر والمدير العام

متطلبات الوظيفة

المتطلبات اللازمة لشاغل الوظيفة:

· المؤهل العلمي:

- درجة البكالوريوس في إدارة الاعمال او المحاسبة او علوم مالية ومصرفية.

· الخبرة العملية:

- خبرة عملية لا تقل عن 4 سنوات في بناء وتطوير وإدارة أنظمة المشتريات.

· المهارات والتدريب:

- إتقان استخدام الحاسوب وخاصة حزمة برمجيات MS Office 365.

- شهادات تدريبية في إدارة المشتريات