مسؤولة مشتريات وسكرتيرة تنفيذية

 

مسؤولة مشتريات وسكرتيرة تنفيذية

المهام الوظيفية:

- الإشراف على أعمال السكرتاريا في الدائرة.
- استقبال وطلب المكالمات الهاتفية وتحويلها وتنظيم مواعيد المدير واجتماعات اللجان والتحضير لها وتأمين وصول دعواتها.
- متابعة البريد الوارد والصادر وأية إجراءات تمت بشأنه.
-تأمين نشر التعليمات والمعلومات الضرورية لأعمال الدائرة وطباعة الوثائق السرية. -تحرير  المذكرات الدورية الخاصة بالشؤون الداخلية والخارجية للدائرة وعرضها على المدير للتوقيع وتعميمها على المعنيين.
- التحضير للاجتماعات واللقاءات وحضور هذه الاجتماعات واللقاءات وتحرير المحاضر والرسائل اللازمة لها وحسب طلب المدير.
- القيام بأية أعمال أخرى تكلف بها من قبل مدير الدائرة
- مراقبة طلبات الشراء و متابعة تحويلها إلى أوامر شراء.
- تنفيذ عملية شراء المشتريات المساندة طبقا لطلبات الشراء المعتمدة و حسب المواصفات المعتمدة و حسب جدول التوريد.
- مراقبة مندوبي المشتريات بطلب عروض الأسعار طبقا للمواصفات و الكميات، و تنفيذ عمليات التفاوض والشراء بطريقة فعالة من حيث السعر و الجودة و مواعيد التوريد و شروط الدفع و الخدمة و مباشرة التنفيذ في بعض الحالات.
- الاشراف المباشر على أداء مندوبي المشتريات و تطويرهم و مساعدتهم و التعاون معهم في بعض أدوار الشراء.
- مراقبة مندوبي المشتريات في متابعة التوريد مع الموردين و اتخاذ الاجراء المناسب في حالة تغير جداول التوريد و مراقبة الادخال للمواد المستلمة و متابعة اقفال أوامر الشراء المفتوحة و حل المشاكل المصاحبة لها مع الادارات الأخرى.
- مراقبة مندوبي المشتريات في تنفيذ المهام المطلوبة في موعدها لتحقيق أهداف المشتريات.
- مراقبة مندوبي المشتريات في تنفيذ اجراءات الشراء بدقة و التأكد من اكتمال المستندات المطلوبة لعملية الشراء و حفظها بطريقة ملائمة و توزيع نسخ منها للمعنيين من الادارات الأخرى.
- الاشتراك في تحديث وضع الحد الأعلى و الأدنى وحد الطلب و فترة التوريد للأصناف في ضوء معدلات الاستهلاك.
- المشاركة في تقييم الموردين و تطويرهم و حل مشاكل الموردين مع رئيسه المباشر.
- الالتزام بسياسات الشركة في جميع التعاملات الداخلية و الخارجية لنطاق الشركة.
- جمع المعلومات من السوق بخصوص المواد التي يتعامل معها و مناقشتها مع رئيسه.
- المشاركة في البحث عن موردين جدد، أو بديل لمواد مستخدمة بالشركة.
- القيام بأي أعمال أخرى في الاطار العام لوظيفته عند تكليفه
- اعداد التقارير الشهرية بخصوص حالة طلبات الشراء و أوامر الشراء.

المؤهلات والخبرات:

- الشهادة الجامعية الأولى في الإدارة مع معرفة تامة باستخدام الحاسوب وإتقان اللغتين العربية والإنجليزية وخبرة لا تقل عن خمس سنوات.
- خبرة في المشتريات لا تقل عن سنتين.
 

يرجى ارسال السير الذاتية الايميل التالي:
 

حتى 17/5/2016