مساعد إداري

أهداف الوظيفة:

تسعى دار قنديل للثقافة والفنون في طولكرم إلى تعيين مساعد/ة إداري بدوام كامل لتوفير الدعم الإداري للإدارة العامة والبرامج، وبالأخص برنامج الفنون البصرية الذي تنفذه دار قنديل بدعم من مؤسسة عبد المحسن القطان عبر منحة مشروع "الفنون البصرية: نماء واستدامة" الممول من السويد، وفقاً للوائح والأنظمة المتبعة في الدار.

• طبيعة الوظيفة: دوام كامل (8 ساعات يومياً) على مشروع محدد المدة 
• مدة المشروع: 17 شهر 
• اتجاه المسؤولية: مدير دار قنديل 
• موقع العمل: طولكرم

المهام والمسؤوليات التفصيلية:

1. استقبال المكالمات الهاتفية والمراجعين وأخذ الرسائل و/أو التوجيه إلى الجهات المعنية.
2. تنسيق ومتابعة البرنامج اليومي لعمل المدير العام.
3. استلام وتصنيف وتسجيل وتوزيع البريد والفاكس الصادر والوارد إلى المؤسسة.
4. حفظ وتنظيم ملفات العمل الورقية والالكترونية، بطريقة مناسبة يسهل الوصول إليها.
5. طباعة وتصوير المراسلات والوثائق والتقارير وعمل التجليد للمطبوعات والمنشورات حسب متطلبات العمل.
6. المساهمة في استدراج عروض أسعار المشتريات، وفي متابعة توفير متطلبات الإدارة من اللوازم الأساسية (قرطاسية، مواد تنظيف، ضيافة، ...الخ).
7. إدارة قواعد البيانات للإدارة مثل قائمة التقرير السنوي، قائمة ارقام الهواتف، وغيرها،  وتحديثها بشكل مستمر بالتنسيق مع الإدارة.
8. متابعة صيانة الأجهزة المكتبية مع الجهات المعنية، والمساهمة في متابعة أعمال الصيانة العامة والإشراف على مرافق المؤسسة بما يشمل الترتيب والحفاظ على المظهر العام.
9. إدارة صندوق النثرية للإدارة حسب السياسات والإجراءات المتبعة في المؤسسة. 
10. المساعدة في التنسيق والتحضير للاجتماعات وورش العمل وفي إعداد وتنظيم الفعاليات الخاصة بالمؤسسة وبرامجها.
11. المساعدة في متابعة بعض القضايا المتعلقة بالاتفاقيات مع الشركات مثل الهاتف الخلوي، أجهزة الإنذار والإطفاء والاتصالات وغيرها.
12. متابعة كافة القضايا الخاصة بالتأمين الصحي للموظفين، بالتنسيق مع الإدارة.
13. المساعدة في أعمال جرد الأصول في المؤسسة بالتنسيق مع الإدارة. 
14. المساهمة في الاشراف على عمل المتطوعين في الإدارة، وتدريبهم والاحتفاظ بسجل تطوعهم والمهام المنوطة بهم.
15. إدارة صفحات المؤسسة الإعلامية والإخبارية، وتحديثها، وصناعة المحتوى. وتنشيط عمل المؤسسة على وسائل التواصل الإجتماعي.
16. أية مهام أخرى ذات علاقة قد يتطلبها العمل.

جميع الحقوق محفوظة لموقع جوبس.

المهارات/ المؤهلات المطلوبة:

1. درجة دبلوم في إدارة المكاتب والسكرتارية أو أي تخصص آخر ذو صلة.
2. خبرة سنتين على الأقل في العمل الإداري. 
3. خبرة عملية ونوعية في الإدارة والتنظيم والأرشفة. 
4. مهارات عالية في الطباعة وبرامج وتطبيقات الحاسوب اللازمة. 
5. القدرة على إدارة المحتوى الإعلامي الالكتروني.
6. المعرفة بأساليب استخدام تقنيات وسائل التواصل الإجتماعي في الإعلام.
7. قدرات في الاتصال والتواصل مع الآخرين، أفراد ومؤسسات. 
8. القدرة على تحمل الضغط  وتنظيم أولويات العمل.
9. العمل مع مجموعة وضمن فريق.
10.  إتقان اللغتين العربية والإنجليزية قراءة وكتابة ومحادثة.

على المعنيين/ات بالوظيفة إرسال السيرة الذاتية ورسالة توضح أسباب الاهتمام بهذه الوظيفة على البريد الالكتروني [email protected]، وذلك في موعد أقصاه يوم الثلاثاء الموافق 12/11/2019، علماً أنّ دار قنديل تقوم بالتواصل فقط مع المرشحين الذين يتم اختيارهم للمقابلة، وذلك بعد الانتهاء من فرز الطلبات.