مساعد إداري

الوصف الوظيفي

مؤسسة أحباء غزة ماليزيا، هي مؤسسة خيرية غير ربحية، تأسست عام 2013 للعمل على تحسين الظروف المعيشية للسكان في المناطق الفقيرة والمهمشة في جميع أنحاء قطاع غزة.

مؤسسة أحباء غزة ماليزيا تعلن عن حاجتها إلى:

المسمى الوظيفي: مساعد إداري

مدة العقد: لمدة سنة

المهام الوظيفية

المساعدة في جميع جوانب التنظيم الإداري في المؤسسة.
التنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة في حل المشاكل الإدارية والتشغيلية يوميًا.
جدولة وتنسيق الاجتماعات والمقابلات والأحداث وغيرها من الأنشطة المماثلة.
متابعة إدارة الوقت وجدول المواعيد للمدير/المدراء المباشرين.
القدرة على تنسيق الأنشطة
متابعة تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة الصادرة من قبل المدير/المدراء المباشرين.
إدارة الملفات وأرشفتها.
اعداد التقارير الدورية باللغة العربية والإنجليزية.
أداء الدعم المكتبي العام متعدد الأوجه.
تجهيز وتحضير وطباعة الخطابات.
إعداد محاضر الاجتماعات، ومسودات الاجتماعات، ومواد الدعم الداخلي.
إعداد وإرسال واستقبال مراسلات المؤسسة.
تنفيذ مهام الموارد البشرية المناطة بها من قبل إدارة المؤسسة.
متابعة وتسجيل تحركات الأفراد في المؤسسة.
الاتصال والتواصل الداخلي والخارجي.
تنفيذ أية مهام تطلبها الإدارة.

متطلبات الوظيفة

المؤهلات

أن يكون حاصل على شهادة جامعية في احدى التخصصات ذات العلاقة (سكرتاريا، إدارة اعمال، لغة انجليزية) او ما يعادلها.
ان يمتلك خبرة لا تقل عن 3 سنوات كحد أدنى في العمل الاداري، ويفضل خبرة العمل في المنظمات غير الحكومية.
مهارة عالية جدا في استخدام برامج الحاسوب خاصة برامج الاوفيس والتطبيقات المكتبية والإنترنت والبريد الإلكتروني.
مهارة عالية في ممارسة اللغة الإنجليزية (محادثة، كتابة، قراءة).
القدرة على كتابة المراسلات والخطابات الرسمية حسب الأصول
ان يمتلك مهارات تنظيم وتخطيط ممتازة.
القدرة على تحمل ضغط العمل والالتزام بالمهام المنوطة إليه.
الحفاظ على سرية المعلومات والبيانات المتعلقة بالعمل.
العمل بروح الفريق.
اللباقة والقدرة على التعامل مع الجمهور.
القدرة العالية على التعلم وإدارة الذات.