مساعد/ة إداري/ة

جمعية الحياة و الأمل – جمعية أهلية مستقلة غير بحية تأسست سنة 1996 ، تهدف إلى تنمية وتمكين مجتمعاً مستداماً مبنياً على الاندماج والمشاركة المجتمعية للفئات المهمشة في قطاع غزة.

ترغب جمعية الحياة  و لأمل لشغر الوظائف التالية:

المسمي الوظيفي: مساعد/ة إداري/ة- بدوام جزئي

الدرجة الوظيفية:حسب الهيكلية العامة للمؤسسة

المهام العامة:
العمل علي تنفيذ أهداف و تحقيق رسالة المؤسسة من خلال تطبيق السياسات العامة و الأهداف الخاصة بالمؤسسة.

المهام الخاصة:
 القيام بجميع أعمال السكرتارية الخاصة بالمؤسسة من استقبال و الرد على المكالمات الهاتفية و استقبال الزوار و أعمال الطباعة و ما إلى ذلك.
-متابعة إرسال و استقبال المراسلات اليومية و تسجيل البريد الصادر و الوارد بسجلات خاصة.
-طباعة المراسلات و أرشفتها و تنسيق تسليم الخطط و تقارير الموظفين و الاحتفاظ بها في ملفات خاصة.
-متابعة الاجتماعات و تدوين محاضرها و توثيقها.
-متابعة أحوال الموظفين و المتطوعين و الاحتفاظ بملف لكل موظف.
-متابعة و تسجيل إجازات الموظفين و سجلات الحضور اليومية.
-إعداد و الاحتفاظ بأرشيف خاص عن ما ينشر في الصحف المحلية من أخبار المؤسسة و ما يهما.
-الاحتفاظ بالملفات و الأرشيف و السجلات المالية و الإدارية للمؤسسة.
-متابعة الشؤون الإدارية للمؤسسة وتوفير الاحتياجات من مشتريات و قرطاسية و نثرية.
-إعداد التقارير الإدارية اللازمة.
-القيام بأي أعمال أخرى توكل له/ها من قبل المدير التنفيذي

المؤهلات المطلوبة:
درجة الدبلوم المتوسط في السكرتارية، إدارة الأعمال أو أحد المجالات ذات العلاقة.

خبرات سابقة:   
-خبرة ثلاث سنوات على الأقل في أعمال السكرتارية، الشؤون الإدارية و إدارة شؤون الموظفين .
-خبرة عمل في المؤسسات الأهلية لا تقل عن سنة واحدة.

مهارات مطلوبة:
-إجادة للغتين العربية و الإنجليزية قراءة و كتابة و محادثة.
-إجادة استعمال الكمبيوتر خصوصاً في برامج تنسق الكلمات، الجداول و قواعد البيانات يفضل في برامج (MS (Word, Excel, Access.
-القدرة على العمل تحت الضغط.

 
على المهتمين/ات و من يجدوا في أنفسهم الكفاءة  إرسال سيرتهم الذاتية الي المقر الجمعية الكائن في مخيم جباليا – ساحة الشهداء – مقابل بركة أبو راشد ، أو عبر البريد الإلكتروني  : [email protected] أو على الفاكس التالي: 2476275-08  بحد أقصى الأربعاء 26/3/2014م الساعة الثانية عشر ظهرا . لن ينظر في الطلبات المرسلة بعد هذا الموعد.

ملاحظة: الفرصة متساوية لكلا الجنسين ، و سيتم إجراء المقابلات الشخصية لمن يتوافق مع المعايير أعلاه.
جمعية الحياة و الأمل تعتذر مسبقاً لمن لم يحالفهم الفوز من المتقدمين.