مساعد/ة مسؤول دائرة الشؤون الإدارية

المسمى الوظيفي: مساعد/ة مسؤول دائرة الشؤون الإدارية – في المركز الرئيسي في رام الله

ملخص عن الوظيفة:

وظيفة مساعد مسؤول دائرة الشؤون الفنية هي من أجل:
أ-المساعدة في عمليات الشراء، تنسيق وتجهيز وثائق المشتريات، الحفاظ على معلومات مزودي الخدمات/المصادر، و اعداد العطاءات وما الى ذلك
ب-أرشفة وإيداع بوالص التأمين في المخازن

الوصف الوظيفي:
المساعدة في عمليات الشراء:
1-المساعدة في عمليات الشراء، تنسيق وتجهيز وثائق المشتريات، الحفاظ على معلومات مزودي الخدمات/المصادر، و اعداد المواصفات والعطاءات وما الى ذلك.
2-التأكد من كمية الطلب و السعر ومدى توافر البضاعة المطلوبة.
3-التأكد من دقة جميع طلبات الشراء.
4-انشاء طلبات شراء
5-توصيل طلبات الشراء للمزودين
6-حل أي مشاكل تتعلق بالفواتير
7-التحقق من الحزم/الشحنات وتوزيعها بالشكل المناسب.
8-تنظيم تخزين اللوازم والمعدات وفهرستها وفقا لسياسات الشركة.
9-التأكد من دقة الحسابات وطلبات الشراء.
10-استقبال المكالمات وتنظيم البريد وحفظ وتصوير الملفات، بالاضافة الى القدرة على حل المشاكل.
11-مساعدة رئيس الشؤون الإدارية في أي مهام متعلقة بالعمل.

المساعدة في أرشفة الملفات:
1-تطوير وصيانة نظم الفهرسة الخاصة والملفات.
2-أرشفة وإيداع بوالص التأمين.
3-تصنيف وفهرسة المطبوعات والموارد الااكترونية.
4-اجراء جرد دقيق للموارد.
5-الحفاظ على سجلات الوثائق المستعارة من الارشيف.

المؤهلات الرئيسية / الصفات:
-أن يكون المتقدم منظم للغاية
-أن يكون على درجة عالية من الاخلاق
-لديه كفاءة عالية وقدرة على التعلم
-يبرع في برامج: Excel, PowerPoint and MS Word
يرجى من المرشحين المهتمين إرسال سيرتهم الذاتية عن طريق البريد الإلكتروني إلى: [email protected]  تحت عنوان اسم العائلة/مساعد اداري