مساعدة إدارية ومالية Administrative & Financial Assistant

أولاٍ: المالية

1. متابعة احتياجات المكتب من الخدمات )صيانة، جرائد، كهرباء، ماء، أجهزة مكتب، إيميل، الخ.).
2. الإشراف على المشتريات من قرطاسية وضيافة إلى عروض أسعار وجدولتها، والمساعدة في تقييمها ورفع تقارير بها.
3. المحافظة على دفاتر سندات الصرف والقبض وإتباع إجراءتهما بالدفع والقبض بما يتوافق مع سياسة المؤسسة المالية.
4. المتابعة لدفع الشيكات وعمل الحوالات والتأكد من استكمال الملف التوثيقي للمعاملات المالية.
5. الأرشفة للوثائق والمستندات المالية.
6. تدخيل معاملات، متابعة دفعات، توثيقها، والتأكد من وصول الحوالات خطياً، الحصول على تأكيدات بالاستلام، الخ.
7. متابعة وتعبئة اوقات الدوام للموظفين ومتابعة الدوام والإجازات والأذونات.
8. مساعدة المدير المالي و/أو المحاسبة بناء على احتياجاتهما.
9. التنسيق مع المنسق/ة و/أو المسئول الفني حول الحجوزات وتوثيق استعمال الأجهزة وخدمات المؤسسة الفنية الأخرى.
10. تحضير المطالبات المالية المتعلقة باستخدام الأجهزة، أو أي من الخدمات الأخرى المتاحة من المؤسسة.
11. جرد دوري لاحتياجات المؤسسة من مواد انتاجية أو تدريبية مع المسؤول الفني (أقراص مدمجة، أشرطة، علب أفلام، الخ)، وإعلام المديرة إذا ما كان هناك حاجة لتغذيتها وتحضير الطلبات بها.
12. جرد دوري لممتلكات المؤسسة وارشفتها.
13. الإشراف والحفاظ على كامل ممتلكات المؤسسة.  

صندوق النثريات

1. الإشراف على صندوق النثريات بناء على الإجراءات الإدارية المتعلقة بذلك، وتوثيق كل المشتريات يومياً بدقة بما فيها سند الصرف، الفاتورة، سند القبض و/أو الهوية.
2. جرد الصندوق أسبوعياً.
3. عدم الصرف منه إلا بعد موافقة المديرة وتوقيعها على سند الصرف.
4. تجهيز تقرير شهري في نهاية الشهر لكل المدفوعات. 
5. إعلام المديرة عندما يصل الرصيد إلى (500) شيكل.

ثانياً:  التنسيق

1. مساعدة منسق/ة المشاريع في كامل النشاطات التي يطلبها العمل من حجوزات، تحضير وارسال عقود والتأكد من كامل المتطلبات التوثيقية لها، الحصول على تعزيزات للنشاطات، تنسيق اجتماعات وكتابة محاضر، متابعات للنشاطات وإعلام المنسق في حينه حول أي تأخير أو خلل، متابعة البريد، المراسلات، الخ.
   

ثالثاً:  متابعة مشاركة شاشات في المهرجانات

1.  تعبئة طلبات مشاركة  شاشات في المهرجانات الدولية، الإقليمية والمحلية والمتابعة مع المخرجات.
2. المتابعة على الإيميل حول متطلبات المهرجانات.
3. توثيق المشاركة للمخرجين والمخرجات في كل مهرجان وتحديث سجل المهرجانات وما أرسل إليها.
4. إرسال أخبار عنها إلى الصحافة المحلية.

رابعاً:  المهام الإدارية العامة

• متابعة الأمور الإدارية في المكتب من اتصالات، بريد، اجتماعات، متابعات، الخ.

• المساهمة في تدريب موظفين جدد حول الأمور والإجراءات الإدارية في المؤسسة ومتابعة شؤون الموظفين من توثيق لملفاتهم التوظيفية.

• أرشفة التغطية الإعلامية وتسجيلها وتحضير الملف الإعلامي في نهاية السنة.

• المساعدة في كامل الأمور الإدارية التي قد يحتاجها الموظفين الآخرين أو المديرة من إجراءات سفر، اجتماعات، تنسيق، الخ. 

• المساعدة بناء على الحاجة في النشاطات الأخرى للمؤسسة بما تطلبه حاجة العمل والموظفين الآخرين.

• المتابعة مع التأمين، المحامي، المدقق، والدوائر الرسمية بناء على توجيهات المديرة.

• تحديث لوائح الاتصال الإلكترونية لكل قطاع وإرسال دعوات ونشرات دورية إلى اللائحة بما فيها النشرة الدورية.
• الإشراف المباشر على عمل المراسلة والتأكد من تنفيذها لمهامها ونظافة المكتب.

جميع الحقوق محفوظة لموقع جوبس.

المتطلبات

1. العمل تحت إشراف المدير العام.
2. شهادة بكالوريوس، مع معرفة جيدة جداً ببرامج & Outlook Word & Excel.
3.  كتابة ومحادثة باللغة العربية والإنكليزية بشكل جيدً.
4. الدقة والجودة في العمل وإنجاز العمل حتى نهايته.
5. الاستجابة الجيدة للإرشادات والتوجيهات وتقبلها بروح إيجابية مهنية.
6. الاستعداد للتعلم.
7. التبليغ الفوري عن أي طارئ أو تعديل في سير العمل.
8. إعطاء تقارير منتظمة ودورية إلى المدير العام حول سير العمل وترتيبات المكتب.
9. التعامل بكياسة وبشاشة واحترام مع الآخرين.
10.     القدرة على العمل تحت الضغط.
11. القدرة على العمل كفريق والتنسيق مع الموظفين الآخرين.
12. القدرة على ادارة الوقت ووضع جداول زمنية للمهام.
13.  مرونة في اوقات العمل والعمل الميداني إذا تطلب ذلك.

ترسل الطلبات على ايميل [email protected]

"سيتم التواصل فقط مع الذين سيتم اختيارهم للائحة القصيرة"