منسق/ة إداري/ة ومشتريات

يعلن المتحف الفلسطيني عن حاجته لشغر وظيفة منسق/ـة إداري/ـة ومشتريات، بدوام كامل، في مقر المتحف الكائن في بيرزيت، للقيام بالمهام الإدارية وأمور المشتريات ضمن السياسات والإجراءات المتبعة داخل المؤسسة.

المسمى الوظيفي: منسق/ة إداري/ة ومشتريات – Admin & Procurement Coordinator
الدائرة: المالية والإدارية
التبعية: المدير المالي والإداري
نطاق العمل: تنسيق إدارة المشتريات والأمور الإدارية اللوجستية المختلفة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

تحت الإشراف المباشر للمدير المالي والإداري، يعمل المنسق/ـة الإداري/ـة والمشتريات ضمن استراتيجية المتحف، وجميع الإجراءات والسياسات المعتمدة، للقيام بالمهام والمسؤوليات التالية:

تحضير الأوراق الازمة والخاصة بالمشتريات حسب النماذج والإجراءات المتبعة.
تحضير طلبات عروض الأسعار وإرسالها ومتابعتها إلى الموردين، ضمن قائمة الموردين المعتمدين للمتحف الفلسطيني.
تحضير الأوراق الخاصة بالعطاءات بالتنسيق مع الدوائر المختلفة وتحضير عقود الموردين.
متابعة الفواتير وأوامر الشراء مع الموردين وتحضير جميع الأوراق اللازمة وإرسالها إلى المحاسب للدفع.
متابعة عقود الموردين والتأكد من التزامهم بالمواعيد والموصفات المطلوبة.
إعداد التقارير الشهرية الخاصة بصندوق النثرية عند نهاية كل شهر للمتحف الفلسطيني، مدعومة بجميع الفواتير اللازمة ومعززات الصرف.
الاحتفاظ بسجل محدث للموردين والعمل على تأهيل مزيد من الموردين خلال متابعة سوق العمل بعد موافقة مدير الدائرة المالية والإدارية.
متابعة أعمال الصيانة بالمكتب وشراء ما يلزم من أغراض.
إنشاء وتحديث قائمة بالأصول الثابتة في المتحف وترقيمها إلكترونيًا حسب الإجراءات المتبعة.
أي مهام أخرى ذات علاقة يكلف بها مدير الدائرة المالية والإدارية.

نطاق الصلاحيات والاشراف
تقع على المنسق الإداري والمشتريات مسؤولية جميع الأمور المتعلقة بالمشتريات والأمور الإداريةضمن السياسات والإجراءات المتبعة في المتحف.

المرؤوسون المباشرون: لا يوجد.
العلاقات الداخلية: مع فريق العمل في الدائرة، ومع الدوائر المختلفة فيما يخص الأمور الإدارية والمشتريات والأمور اللوجستية.
العلاقات الخارجية: مع المستشارين والموردين.

جميع الحقوق محفوظة لموقع جوبس.

المؤهلات الاكاديمية والخبرات العملية:

شهادة جامعية أولى (بكالوريوس) في إدارة الأعمال.
ثلاث سنوات خبرة على الأقل في مجال الإدارة أو المشتريات ويفضل من لديهم خبرة في المؤسسات غير الربحية.
المهارات والقدرات
القدرة على التواصل الفعال في إيصال المعلومات
القدرة على التنظيم وعلى بناء علاقات تعاون مهنية والمحافظة عليها.
القدرة على القيام بمهام متعددة والمتابعة والاهتمام بالتفاصيل.
التمتع بمهارات الاتصال والتواصل مع الآخرين.
إلمام جيد بشأن إدارة المشتريات للقضايا الأساسية المتعلقة بقضايا طلبات الشراء العام.
الحفاظ على السرية والتوثيق.
العمل ضمن فريق.
إجادة اللغتين العربية والإنجليزية قراءة وكتابة ومحادثة.

السمات الشخصية
الإيجابية والانفتاح.
اللباقة وحسن الاستماع.
العمل باستقلالية والإنتاج بفعالية.

يُرجى ممن يرغب في التقدم لهذه الوظيفة الاطلاع على المهام الرئيسة والوصف الوظيفي والشروط والمؤهلات المطلوبة، وتعبئة طلب التقدم إلكترونيًا مع إرفاق السيرة الذاتية، من خلال زيارة موقع المتحف الإلكتروني من خلال الضغط على تقدم الان لهذه الوظيفة، في موعد أقصاه، يوم الاربعاء، 25 تموز 2018.

يوفر المتحف الفلسطيني فرص عمل متكافئة للجميع.